KALISTO Tierpark: Von manuellen Prozessen zur modernen 360°-Plattform mit ToucanTix KALISTO Tierpark: Von manuellen Prozessen zur modernen 360°-Plattform mit ToucanTix
Wie ein familienfreundlicher Tierpark in Kamp-Lintfort mit ToucanTix seine Abläufe optimiert und Wartezeiten eliminiert
Wo Mensch und Tier sich nahekommen
Der KALISTO Tierpark
Im Herzen des Zechenparks Kamp-Lintfort bietet der KALISTO Tierpark Familien ein besonderes Erlebnis: Besucher können die meisten Gehege betreten und den Tieren ganz nahekommen – von Erdmännchen über Alpakas bis zu Ziegen und Schafen. Das Café KALISTO rundet den Besuch mit Gastronomie und gemütlicher Atmosphäre ab.
Neben dem täglichen Betrieb organisiert das Team um Geschäftsführerin Stephanie Winkendick ein vielfältiges Event-Programm: Kindergeburtstage, Alpaka-Spaziergänge, Ferienprogramme und Themenabende machen KALISTO zu mehr als nur einem Tierpark.
Die Herausforderung
Wenn das System nicht mehr mitkommt
Mit wachsendem Erfolg zeigten sich die Grenzen des bisherigen Systems. Die verschiedenen Geschäftsbereiche – Tierpark-Eintritt, Gastronomie, Event-Buchungen und Erlebnis-Angebote – brauchten eine flexible, integrierte Lösung.
Die täglichen Probleme:
- Zeitfresser Verwaltung: Manuelle Prozesse bei Abrechnung und Tagesabschluss kosteten wertvolle Zeit.
- Keine Transparenz: Eine fehlende Echtzeit-Übersicht über Umsätze und Besucherströme erschwerte fundierte Entscheidungen.
- Starre Lösung: Der bisherige Anbieter konnte nicht auf Änderungswünsche reagieren – neue Events oder Angebote waren nur mit großem Aufwand umsetzbar.
- Umständliche Schnittstellen: Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater war durch fehlende Exportfunktionen und Medienbrüche deutlich erschwert.
Unser bisheriges System war wenig flexibel und mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Insbesondere das Backoffice war nicht benutzerfreundlich, und Auswertungen konnten nur eingeschränkt durchgeführt werden.
Die Zielsetzung
Zukunftssicher und einfach bedienbar
Die Anforderungen:
- Intuitive Bedienung für das gesamte Team
- Integrierte Lösung für Ticketing, Kasse und Gastronomie
- Eigenständige Event-Verwaltung ohne externen Support
- Saubere Buchhaltungsschnittstelle
- Erweiterbar für zusätzliche Standorte
Wir wollten unsere Prozesse deutlich vereinfachen und eine Lösung finden, die langfristig tragfähig ist und mit unseren Anforderungen mitwachsen kann. Dafür suchten wir nach einem System, das skalierbar, flexibel anpassbar und zugleich leicht zu bedienen ist, um sowohl aktuelle als auch zukünftige Geschäftsanforderungen effizient abbilden zu können.
Die Lösung: ToucanTix
powered by COMBASE
KALISTO entschied sich für ToucanTix, die 360°-Plattform speziell für Freizeit- und Kultureinrichtungen.
Uns war wichtig, dass das System intuitiv bedienbar ist – sowohl an der Kasse als auch im Backoffice. Außerdem wollten wir Events selbst anlegen können und eine saubere Schnittstelle für unseren Steuerberater haben.
ToucanTix im Einsatz
Online-Ticketing
Tickets rund um die Uhr online verkaufen – für Tagestickets und Erlebnis-Angebote
Kassensystem (POS)
Intuitive Bedienung für schnellere Kassiervorgänge bei Eintritt und Tierfutter-Verkauf
Gastronomie-Integration
Nahtlose Integration des Café KALISTO mit Bondrucker direkt in der Küche – keine Laufwege mehr
Event-Management
Eigenständiges Erstellen und Verwalten von Events – von Kindergeburtstagen bis zu Themenabenden
Back-Office
Übersichtliche Verwaltung und aussagekräftige Auswertungen über alle Umsatzströme
Buchhaltungsschnittstelle
Saubere Anbindung an den Steuerberater – keine manuelle Datenaufbereitung mehr
Onboarding
Strukturiert und praxisnah
Die Einführung erfolgte begleitet und Schritt für Schritt – vom Setup der Kassenplätze über die Event-Verwaltung bis zur Gastronomie-Integration.
Die strukturierte Einführung hat uns sehr geholfen. Besonders positiv waren die schnellen Reaktionszeiten des Supports und die praxisnahe Unterstützung im Alltag.
Die Erfolge
Spürbare Verbesserungen im Alltag
An der Kasse
Die intuitive Bedienung ermöglicht spürbar schnellere Kassiervorgänge – besonders wertvoll in Stoßzeiten an Wochenenden und Ferienzeiten.
In der Küche
Bondrucker direkt in der Küche eliminieren unnötige Laufwege. Bestellungen kommen sofort und fehlerfrei an.
Im Backoffice
Jederzeit Zugriff auf aktuelle Umsatzzahlen und Besucherstatistiken – für bessere Planung und fundierte Entscheidungen.
Für die Gäste
Beschleunigte Prozesse bedeuten kürzere Wartezeiten – sowohl an der Kasse als auch in der Gastronomie.
Beim Team
Durchweg positives Feedback aus Gastronomie und Büro zur neuen Lösung.
Die Abläufe sind spürbar schneller geworden. Unser Team hat jetzt eine viel bessere Übersicht, und auch von Gästen bekommen wir positives Feedback zu den kürzeren Wartezeiten.
Ausblick
Weiteres Wachstum geplant
KALISTO plant die nächsten Schritte:
- KALISTO wird weitere Automatisierungen aktivieren.
- Zusätzliche Event-Funktionen werden schrittweise integriert.
- Neue Kassen werden an weiteren Standorten installiert.
Wir sehen noch viel Potenzial: Weitere Automatisierungen, neue Event-Funktionen und zusätzliche Kassen an anderen Standorten sind bereits geplant.
Fazit
Der KALISTO Tierpark zeigt, wie die richtige Software-Lösung den Alltag in Freizeit- und Kultureinrichtungen verbessert:
- Drastisch reduzierte manuelle Aufwände
- Schnellere, effizientere Abläufe
- Bessere Übersicht und Kontrolle
- Zufriedeneres Team
- Kürzere Wartezeiten für Gäste
- Zukunftssichere Basis für Expansion
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