Buchungsanfragen und Reservierungen verwalten
Ein Workshop mit festem Termin lässt sich oft sofort buchen. Bei einem privaten Event müssen Mitarbeitende möglicherweise zuerst Programm, Raumaufteilung oder besondere Wünsche prüfen. Eine Schulgruppe benötigt vielleicht reservierte Plätze, während die Gruppenleitung eine Genehmigung einholt. Dieselben Anfrage- und Reservierungsabläufe unterstützen diese Angebote ebenso wie Führungen und andere Gruppenbuchungen.
Wählen Sie das Checkout-Ergebnis passend zu dieser Entscheidung. Eine Anfrage bittet den Veranstalter um Prüfung. Eine Reservierung hält Plätze bis zur nächsten Entscheidung frei. Eine Buchung erfasst den angenommenen Vorgang. Die Zahlung ist eine separate Entscheidung: Eine Buchung kann online, per Rechnung oder vor Ort bezahlt werden.
Den Ablauf für das Angebot wählen
| Ihre Situation | Passende Shop-Einstellung | Wer handelt als Nächstes? |
|---|---|---|
| Ein privates Event benötigt die Freigabe durch Mitarbeitende für ein besonderes Programm oder eine bestimmte Raumaufteilung. | Nur anfragen | Mitarbeitende prüfen die Anfrage und reservieren oder buchen sie bei Zusage. |
| Ein Schulbesuch ist verfügbar, aber die Gruppenleitung muss die Teilnehmerzahl bestätigen oder eine Kaufgenehmigung einholen. | Unbezahlt reservieren | Der Kunde erhält eine Reservierung. Mitarbeitende vereinbaren die Buchung oder Zahlung vor Ablauf der Frist. |
| Für einen Workshop mit festem Termin stehen Verfügbarkeit und Preis fest und der Kunde möchte verbindlich buchen. | Buchen und zur Zahlung fortfahren | Der Kunde durchläuft den eingerichteten Zahlungsablauf. Eine manuelle Freigabe durch den Veranstalter ist nicht nötig. |
Für eine verbindliche Buchung mit Zahlung bei Ankunft wählen Sie Buchen und zur Zahlung fortfahren mit Vor-Ort-Zahlung. Verwenden Sie Unbezahlt reservieren, wenn die Plätze vorläufig gehalten werden sollen, nicht allein deshalb, weil die Zahlung später erfolgt.
Stellen Sie Checkout-Ergebnis und Zahlungsmethode am Event oder an der Eventvorlage anhand der Checkout-Richtlinien-Anleitung ein. Angebote mit unterschiedlichen Checkout-Ergebnissen oder Zahlungsmethoden benötigen separate Kundenbestellungen.
Verfügbarkeit möglichst automatisch prüfen
Sie müssen nicht jede Buchung manuell prüfen, nur weil Personal oder ein Raum benötigt wird. Konfigurieren Sie Eventkapazität und benötigte Ressourcen so, dass die Verfügbarkeit den tatsächlichen Möglichkeiten entspricht:
- Begrenzen Sie die Teilnehmerzahl anhand der Kapazität des Events, Kursleiters, Raums oder der Ausrüstung.
- Verlangen Sie eine bestimmte Ressource oder eine beliebige Ressource mit der passenden Rolle oder Funktion.
- Lassen Sie die benötigte Ressourcenanzahl mit der Teilnehmerzahl steigen, wenn pro Gruppe zusätzliches Personal oder ein weiteres Fahrzeug nötig ist.
- Berücksichtigen Sie Vorbereitungs- und Nachbereitungszeiten und halten Sie Ressourcenverfügbarkeit und Zuweisungen aktuell.
Benötigt ein Workshop beispielsweise einen Kursleiter für höchstens 15 Personen, kann die Ressourcenkapazität den Verkauf auf 15 Plätze begrenzen, auch wenn die Eventkapazität höher ist. Ist zur gewählten Zeit keine benötigte Ressource verfügbar, kann das Angebot automatisch nicht mehr buchbar sein.
Ressourcenanfragen unterstützen auch die Personalplanung: Der konfigurierte Anfrageprozess kann eine zusagende Person sofort zuweisen, die erste Zusage verwenden oder eine manuelle Prüfung durch den Veranstalter vorsehen. Siehe Ablauf für Ressourcenbenutzer.
Diese Regeln steuern Verfügbarkeit und Zuweisung. Sie entscheiden nicht, ob ein individuelles Programm oder eine besondere geschäftliche Vereinbarung akzeptabel ist. Die Zusage einer Ressource ist auch keine Buchungsbestätigung des Kunden. Verwenden Sie Nur anfragen für Entscheidungen, die weiterhin eine Prüfung durch den Veranstalter benötigen. Sind die eingerichteten Regeln ausreichend, können Sie direkte Buchungen anbieten.
Beispiel: Eine private Führung benötigt die Freigabe des Veranstalters
Das folgende Beispiel zeigt den vollständigen Ablauf von der Anfrage bis zur Buchung. Dieselben Schritte gelten für einen privaten Workshop, einen Gruppenbesuch oder ein anderes Event, das eine Freigabe durch Mitarbeitende benötigt.
1. Das Anfrageangebot vorbereiten
Erstellen Sie das Event oder die Eventvorlage mit Terminen, Preisen, Kapazität und Ressourcen. Setzen Sie Checkout-Ergebnis auf Nur anfragen. Wählen Sie die Zahlungsmethode für die spätere Annahme, etwa Online-Zahlung oder Rechnung.
Erklären Sie im Angebot, dass eine Anfrage die Führung noch nicht bestätigt, wer antwortet und mit welcher Antwortzeit Kunden rechnen können. Ergänzen Sie Buchungsfragen, die Mitarbeitende für ihre Entscheidung benötigen, etwa zur Sprache, zu Gruppenanforderungen oder zur Barrierefreiheit. Erfassen Sie Kontaktdaten für die Rückmeldung.
Auch bei Nur anfragen gelten die eingerichteten Termine und Verfügbarkeiten des Angebots. Dieser Ablauf ist keine Warteliste und ermöglicht keine Anfrage ausverkaufter Zeiten. Für Wünsche außerhalb der im Shop angebotenen Auswahl können Mitarbeitende die Anfrage separat besprechen und einen Vorgang manuell erstellen.
2. Die Anfrage entgegennehmen und prüfen
Der Kunde wählt die Führung und sendet den Checkout ab. Der Shop bestätigt den Eingang der Anfrage und kündigt an, dass sich der Veranstalter mit den nächsten Schritten meldet. Zu diesem Zeitpunkt wird keine Zahlung eingezogen.
Bestimmen Sie eine verantwortliche Person für eingehende Anfragen unter Verkauf > Vorgänge. Öffnen Sie den Vorgang und prüfen Sie Datum, Gruppengröße, Antworten, Preise, Kundendaten und Durchführbarkeit. Prüfen Sie am Event unter Benötigte Ressourcen die Anforderungen und klären Sie offene Personalanfragen. Versprechen Sie keine bestätigte Führung allein aufgrund der eingegangenen Anfrage.
Können Sie die Führung nicht anbieten, schlagen Sie dem Kunden eine Alternative vor oder lehnen Sie die Anfrage ab und stornieren Sie den Vorgang gegebenenfalls. Stimmen Sie Änderungen an Datum, Leistung oder Preis vor der Buchung mit dem Kunden ab.
3. Das mögliche Angebot reservieren, während der Kunde entscheidet
Kann der Veranstalter die Führung anbieten, benötigt der Kunde aber noch Bedenkzeit, arbeiten Sie im selben Vorgang weiter:
- Prüfen Sie Kunde, Leistungen, Mengen und angebotenen Preis.
- Öffnen Sie das Aktionsmenü neben Bezahlvorgang einleiten und wählen Sie Reservieren.
- Prüfen Sie Reservierungsfrist und E-Mail-Empfänger im Bestätigungsdialog. Lassen Sie E-Mail an Kunden senden aktiviert, wenn der Kunde die Reservierung erhalten soll, und bestätigen Sie sie.
- Teilen Sie dem Kunden mit, was bis wann noch zu vereinbaren oder zu bezahlen ist.
Reservieren hält die Leistungen frei und versendet bei aktivierter Option E-Mail an Kunden senden die Reservierungs-E-Mail. Legen Sie die Reservierungsfrist passend zur benötigten Bedenkzeit fest. Die Fristeinstellungen stehen nur bei entsprechend aktivierten Konten zur Verfügung. Versprechen Sie keine unbegrenzt reservierten Plätze.
Dieser Schritt ist optional: Hat der Kunde bereits zugesagt und wird keine vorläufige Reservierung benötigt, können Mitarbeitende direkt mit Buchung oder Zahlung fortfahren.
4. Den Kunden zum Abschluss der Buchung einladen
Wählen Sie für Online-Zahlung am Vorgang Online / Pay-by-Link und dann Bezahlvorgang einleiten. Eine Reservierung allein erzeugt keinen Zahlungslink. Folgen Sie Zahlungslink senden oder kopieren für Zahlungsaufforderung und weitere Schritte.
Der Vorgang kann bereits Gebucht sein, wenn Mitarbeitende diesen Ablauf starten oder die erforderlichen Angaben vollständig sind, bevor die Zahlung erfolgreich ist. Dies ist kein eigener Dialog, in dem der Kunde eine Reservierung annimmt oder ablehnt. Prüfen Sie anhand der Kundenzusage und des Zahlungsstatus, welche Rückmeldung noch erforderlich ist. Auch der Ablauf eines Zahlungslinks ist nicht dasselbe wie eine Reservierungsfrist: Nach der Buchung dürfen Sie nicht davon ausgehen, dass die frühere Reservierungsfrist den Vorgang wieder freigibt.
Verwenden Sie bei einer vereinbarten Buchung mit Zahlung vor Ort oder per Rechnung den entsprechenden Buchungs- und Zahlungsablauf. Buchen setzt den Vorgang auf gebucht, ohne eine Zahlung einzuziehen. Lassen Sie E-Mail an Kunden senden aktiviert, um die Buchungsbestätigung zu senden. Hat der Kunde noch nicht zugesagt, behalten Sie die Reservierung bei und fragen Sie nach, statt eine unbezahlte Buchung als Kundenzusage zu behandeln.
Wann Kunden direkt im Shop reservieren sollten
Wählen Sie Unbezahlt reservieren, wenn der Veranstalter die ausgewählten Plätze ohne vorherige Einzelprüfung freihalten möchte. Beispiele sind ein Schulbesuch, der noch eine interne Genehmigung benötigt, oder eine Gruppenleitung, die vor der Zahlung die endgültigen Teilnehmenden bestätigt.
Der Kunde schließt den Checkout ab, erhält das Reservierungsergebnis und bezahlt zunächst nichts. Der Shop kündigt Informationen des Veranstalters zur Zahlung oder Ankunft an. Mitarbeitende müssen keine Anfrage mehr in eine Reservierung umwandeln, bleiben aber für die weitere Bearbeitung verantwortlich.
Bevor Sie diesen Ablauf anbieten:
- Legen Sie, wo verfügbar, eine geeignete Reservierungsfrist fest, damit vorläufige Gruppen Kapazität nicht länger als beabsichtigt blockieren.
- Erklären Sie Ablauf und Frist im Angebot und in der Reservierungskommunikation.
- Bestimmen Sie Mitarbeitende, die Reservierungen prüfen und Kunden vor Fristablauf kontaktieren.
- Sobald der Kunde zustimmt, leiten Sie im selben Vorgang die Zahlung ein oder buchen mit der vereinbarten Zahlungsmethode.
Lehnt der Kunde ab, stornieren Sie die Reservierung, um Plätze freizugeben. Wird mehr Zeit benötigt, passen Sie die Frist vor deren Ablauf an, sofern zulässig. Eine abgelaufene Reservierung garantiert nicht, dass dieselben Plätze noch verfügbar sind.
