Die Summen der Zahlungsanbieter mit den Summen von KORONA Event abgleichen

Verwenden Sie diesen Artikel, wenn im Dashboard des Zahlungsanbieters für denselben Zeitraum ein anderer Gesamtbetrag als „KORONA Event“ angezeigt wird und Sie die Abweichung erläutern müssen.

KORONA Event bietet keinen direkten Export in das Buchhaltungssystem; der Abgleich erfolgt auf der Seite von KORONA Event anhand von Berichtsexporten und Rechnungsbelegen sowie auf der Seite des Anbieters anhand der anbieter-eigenen Berichte. Für die vollständige Monatsabschlussübergabe verwenden Sie Monatliche Finanzexporte vorbereiten; für ein einzelnes Ereignis verwenden Sie Ein einzelnes Ereignis nach dessen Beendigung abgleichen. Dieser Artikel behandelt ausschließlich die Vergleichsmethode „Anbieter vs. KORONA Event“.

Bevor Sie beginnen

Bestätigen Sie:

• der Abgleichzeitraum und die Währung
• welche Anbieter und – sofern diese zum Einsatz kamen – welche POS-Terminals in diesem Zeitraum Zahlungen entgegennahmen
• Zugriff auf die Berichte im Anbieter-Dashboard sowie auf Bestellungen, Rechnungen und Berichte zu KORONA Event

Auf der Grundlage eines einzigen Datums

Dies ist die häufigste Ursache für falsche Abweichungen. KORONA Event-Meldungen basieren auf Auftragsdaten wie dem Buchungs- oder Erstellungsdatum; Anbieter melden nach Zahlungsdatum und wickeln die Auszahlungen erst Tage später ab. Wählen Sie eine Grundlage aus, geben Sie diese in Ihrer Abstimmungsnotiz an und ordnen Sie die andere Seite dieser Grundlage zu. Eine Zahlung, die am letzten Tag eines Monats eingeht, wird routinemäßig in der Auszahlung des Anbieters für den folgenden Monat verbucht.

Rufen Sie die Gesamtwerte für KORONA Event ab

1. Öffnen Sie im Backoffice Vertrieb > Aufträge und rufen Sie den Bereich Berichte auf.
2. Wählen Sie unter Bericht konfigurieren die Kennzahl Umsatz aus, stellen Sie die Datumsfilter auf Ihren Zeitraum ein und wählen Sie Bericht erstellen.
3. Verwenden Sie CSV exportieren oder Excel exportieren, um die Zahlen zusammen mit Ihrer Notiz zu speichern.
4. Sofern diese Funktion für Ihr Konto aktiviert ist, werden in den Umsatzberichten auf den Dienstleistungsseiten die Bruttoeinnahmen aus Rechnungs- und Belegpositionen nach Veranstaltung, Produkt oder Gutschein aufgeschlüsselt.
5. Öffnen Sie Vertrieb > Belege, filtern Sie nach dem entsprechenden Zeitraum und überprüfen Sie den Zahlungsstatus – insbesondere die Positionen mit dem Status „Rückerstattung erforderlich“ und „Zahlung erforderlich“, die eine Seite des Vergleichs künstlich in die Höhe treiben. Nutzen Sie die Funktion „Rechnung herunterladen“ für die Belege, die die Finanzabteilung benötigt.

Bei den KORONA Event-Gesamtbeträgen handelt es sich um Bruttobeträge. KORONA Event enthält keine Angaben zu den Anbietergebühren.

Rufen Sie die Gesamtzahlen der Anbieter ab

Erfassen Sie aus dem Anbieter-Dashboard für denselben Zeitraum folgende Daten:

• Bruttotransaktionsvolumen
• Anbietergebühren
• Nettobetrag oder Auszahlungsbetrag
• Rückerstattungen und deren Termine
• Rückbuchungen oder Streitfälle

Brutto mit Brutto vergleichen

Legen Sie den Vergleichsbereich fest, bevor Sie entscheiden, dass zwei Bruttosummen übereinstimmen müssen. Halten Sie fest, wie bei der Abstimmung Folgendes behandelt wird:

• teilweise bezahlte Bestellungen und Bestellungen, die auf mehrere Anbieter verteilt sind
• Steuern, Rabatte sowie stornierte oder zurückgenommene Transaktionen
• Rückerstattungen und deren Gültigkeitsdaten
• Währungen und etwaige Währungsumrechnungen auf Anbieterseite
• Anbieterseitige Transaktionen, bei denen kein KORONA Event-Befehl vorliegt

Vergleichen Sie anschließend die Gesamtwerte:

1. Vergleichen Sie den Bruttoumsatz von KORONA Event für die in den Erfassungsbereich fallenden, vom Anbieter bezahlten Beträge mit dem in den Erfassungsbereich fallenden Bruttovolumen des Anbieters. Schließen Sie zunächst Barzahlungen, Transaktionen anderer Anbieter sowie Transaktionen von Anbietern, die nicht in den Erfassungsbereich fallen, aus; gliedern Sie den Auftragsbericht nach Verkaufsstelle oder Bestellkanal auf, um diese zu trennen.
2. Erst dann sind die Gebühren abzuziehen: Der Nettobetrag des Anbieters entspricht dem Bruttobetrag des Anbieters abzüglich der Gebühren. Vergleichen Sie den Nettoauszahlungsbetrag eines Anbieters niemals direkt mit dem Bruttogesamtbetrag von KORONA Event.
3. Stimmen Sie Teil- und Vollrückerstattungen auf beiden Seiten ab. Eine Rückerstattung erfolgt oft zu einem anderen Datum als die ursprüngliche Zahlung, sodass sie auf jeder Seite in einen anderen Zeitraum fallen kann.
4. Behandeln Sie Rückbuchungen und Streitfälle als anbieterbezogene Posten. KORONA Event verwaltet anbieterbezogene Streitfälle nicht als separaten Status; daher kann eine Rückbuchung den Gesamtbetrag des Anbieters verringern, ohne dass sich der KORONA Event-Wert entsprechend ändert, bis das Personal dies in der Bestellung erfasst.

Abstimmung der Endbeträge der Kassenterminals

Kartenzahlungen, die an POS-Terminals entgegengenommen werden, werden über den Terminalbetreiber abgerechnet. Schlüsseln Sie den Auftragsbericht „KORONA Event“ nach Verkaufsstelle auf und vergleichen Sie diesen Ausschnitt mit dem Abrechnungsbericht des Terminalbetreibers. Bargeld, das an der POS-Kasse entgegengenommen wird, taucht niemals in den Gesamtbeträgen der Anbieter auf; vergleichen Sie es stattdessen mit Ihren Bargeldaufzeichnungen.

Erwartetes Ergebnis

Für den von Ihnen dokumentierten Anwendungsbereich sind der Bruttobetrag des Anbieters und der Bruttobetrag von KORONA Event entweder identisch oder jede Abweichung lässt sich durch eine explizite Anwendungsbereichsregel, Gebühren, den Zeitpunkt der Rückerstattung, Rückbuchungen, ausstehende oder Teilzahlungen, Währungsumrechnungen, reine Anbietergeschäfte oder Zahlungen an Nicht-Anbieter erklären.

Fehlerbehebung

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