Leitung des Empfangsbetriebs an einem geschäftigen Veranstaltungstag
Nutzen Sie diesen Leitfaden vor Öffnung der Türen, wenn Kassierer, Mitarbeiter am Einlass und Vorgesetzte einen einheitlichen Ablaufplan benötigen.
Bevor Sie beginnen
Bestätigen Sie:
- Die Kassengeräte sind aufgeladen, online und der richtigen Kasse zugeordnet.
- Die Veranstaltung oder der Eintritt ist am Kassensystem sichtbar
- Die Preise gelten für den POS-Vertriebskanal
- Scanner können die QR-Codes auf den Tickets lesen
- Beleg- oder Ticketdrucker sind betriebsbereit, sofern sie verwendet werden
- Die Mitarbeiter kennen die Regel für den Ausweich-Eintrag
- Die Vorgesetzten wissen, wer Bestellungen stornieren, erstatten oder umbuchen darf
Beginnen Sie mit der POS-Verkaufsvorbereitung
Öffnen Sie die Kasse und wählen Sie die Veranstaltung, den Eintritt, das Produkt oder den Gutschein aus, der verkauft werden soll.
Fügen Sie jedes Ticket über „Zum Beleg hinzufügen“ hinzu, bestätigen Sie die Stückzahl und wählen Sie die Zahlungsart aus. Führen Sie einen kleinen Testverkauf durch, bevor die Warteschlange beginnt, falls es sich um eine neue Einrichtung oder ein neues Gerät handelt.
Zulassungsverfahren vorbereiten
Öffnen Sie die POS-Agenda für die Veranstaltung und rufen Sie den Bereich Teilnehmer auf. Überprüfen Sie das Veranstaltungsdatum und die Teilnehmerzahl. Die POS-Teilnehmerliste dient lediglich der Übersicht; der Check-in-Status und die Scanergebnisse werden in der Teilnehmeransicht des Backoffice erfasst.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die Gründe kennen, aus denen ein Ticket beim Check-in abgelehnt werden kann – Bereits eingecheckt, Ungültige Gültigkeitsdauer, Ticket ist nicht aktiv und Aufgebraucht – sowie den in Tickets am Eingang scannen beschriebenen Ausweichprozess.
Ausnahmen direkt an der Tür behandeln
Bei einem fehlgeschlagenen Scan:
- Durchsuchen Sie die Teilnehmerliste nach Ticketnummer oder Kundennamen.
- Vergleichen Sie den Namen der Veranstaltung, das Datum und die Preiskategorie.
- Bitte prüfen Sie, ob das Ticket bereits eingecheckt wurde.
- Bitte fragen Sie einen Vorgesetzten, bevor Sie stornierte, erstattete oder auf ein falsches Datum ausgestellte Fahrkarten annehmen.
- Erfassen Sie alle manuellen Eingaben gemäß den Abläufen Ihres Teams.
Wenn ein Kunde direkt an der Kasse einkaufen möchte, leiten Sie ihn bitte zur Kasse weiter, anstatt die Eingabedaten am Scanner zu ändern.
Tagesabschlussprüfungen
Zum Abschluss:
- Vergleichen Sie die Bestellbeträge an der Kasse mit den Beträgen in der Kassenschublade und am Kartenterminal.
- Überprüfen Sie stornierte, erstattete und nicht bezahlte Bestellungen.
- Exportieren Sie die Teilnehmerzahlen oder notieren Sie diese für den Veranstaltungsbericht.
- Bitte überprüfen Sie, ob offene manuelle Einträge einem Auftrag oder einem Support-Ticket zugeordnet sind.
- Bitte halten Sie Probleme mit Geräten, Druckern und Scannern für die Nachbereitung vor der nächsten Veranstaltung zurück.
Erwartetes Ergebnis
Kassierer können Bestellungen verkaufen und abrufen, das Einlasspersonal kann gültige Eintrittskarten entwerten, Vorgesetzte können Ausnahmeregelungen beschließen, und die Finanzabteilung verfügt über ausreichende Informationen, um den Tagesabschluss durchzuführen.
Fehlerbehebung
| Problem | Was Sie überprüfen sollten |
|---|---|
| Ereignis fehlt im POS-System | POS-Vertriebskanal, aktuelle POS-Preise, Veranstaltungsdatum, Veröffentlichungsstatus und verbleibende Kapazität. |
| Der Scanner lehnt einen gültigen Kunden ab | Ticketnummer, Veranstaltungsdatum, Zahlungsstatus, Scan-Duplikat sowie die Angabe, ob das Ticket neu ausgestellt wurde. |
| Der Kunde hat bezahlt, aber das Kassensystem hat den Vorgang unterbrochen | Aktuelle POS-Bestellungen, Ergebnisse der Zahlungsterminals, Bestellstatus, Quittung sowie die Angabe, ob eine doppelte Bestellung vorliegt. |
| Die Tagesendstände weichen voneinander ab | Aufteilung zwischen Bar- und Kartenzahlung, stornierte Bestellungen, Rückerstattungen, unbezahlte Reservierungen, Online-Verkäufe und manuelle Eingaben. |
