Zahlungsfristen und Hinweise für Rechnungen konfigurieren

Verwenden Sie diesen Leitfaden, um Rechnungstexte in KORONA Event vorzubereiten. Zahlungsfristen, allgemeine Rechtshinweise und produktspezifische Hinweise stammen aus unterschiedlichen Quellen; wählen Sie die Quelle aus, die dem Umfang Ihres Textes entspricht.

Bevor Sie beginnen

Sie müssen über die Berechtigung zum Bearbeiten der Kontoeinstellungen verfügen. Für Layoutänderungen ist zudem Zugriff auf den PDF-Vorlageneditor erforderlich. Sollte dieser für Ihr Konto nicht aktiviert sein, wenden Sie sich bitte an den Support, um Änderungen am integrierten Layout zu besprechen.
Bitte stimmen Sie die Zahlungsfrist und etwaige erforderliche rechtliche Formulierungen mit der für Ihre Buchhaltung zuständigen Person ab. Ein Steuersatz von 0 % allein reicht nicht aus, um festzustellen, dass ein Verkauf steuerbefreit ist.
Bewahren Sie eine Kopie Ihres aktuellen Layouts auf, bevor Sie Änderungen daran vornehmen. Weitere Informationen zum gemeinsamen Editor finden Sie unter PDF-Inhalt von Tickets anpassen; dort werden auch Vorlagen für Rechnungen behandelt.

Zahlungsfrist festlegen

Öffnen Sie Verwaltung > Account und wählen Sie anschließend Rechnungsinformationen aus.
Tragen Sie unter Zahlungsfrist für Rechnungen die vereinbarte Anzahl an Tagen ein.
Wählen Sie Speichern.

Bei der Zahlung gewöhnlicher Rechnungen gilt als Frist das Veröffentlichungsdatum zuzüglich dieser Zeitspanne. Bei einem Rechnungsentwurf gilt bis zur Veröffentlichung das Erstellungsdatum. Dies ist eine kontoweite Einstellung: Eine Änderung wirkt sich auch auf die berechneten Fristen für bestehende Rechnungen aus, führt jedoch nicht zu einer Anpassung der Daten in bereits erstellten PDF-Dateien. Bitte klären Sie die Auswirkungen auf ausstehende Rechnungen, bevor Sie diese Einstellung ändern.

Für die Fristen der Online-Zahlungsanbieter und die Zahlungsbedingungen für Wiederverkäuferabrechnungen gelten eigene Regelungen. Verwenden Sie diese Kontoeinstellung nicht, um einen Online-Zahlungsversuch zu verlängern oder eine Wiederverkäufervereinbarung zu ändern.

Berechnetes Fälligkeitsdatum ausgeben

Öffnen Sie Kommunikation > PDF-Vorlagen und öffnen Sie die Vorlage für die Rechnung, die Sie verwenden möchten. Arbeiten Sie an einer Kopie, wenn Sie ein neues Layout erstellen.
Wählen Sie das Textfeld für die Zahlungsbedingungen aus. Geben Sie den Text ein, tippen Sie anschließend @ ein und wählen Sie Fälligkeitsdatum der Rechnung (kurz) aus, um das berechnete Datum einzufügen, anstatt ein festes Datum oder eine bestimmte Anzahl von Tagen einzugeben.
Wählen Sie unter Nur anzeigen, wenn der Platzhalter einen Wert hat die Option Fälligkeitsdatum der Rechnung für ein Feld aus, das ausschließlich die Anweisung zur ausstehenden Zahlung enthält.
Wählen Sie über Vorschau-Rechnung eine noch ausstehende Rechnung aus und öffnen Sie anschließend die PDF-Vorschau, um den Wortlaut und die Anordnung vor dem Speichern zu überprüfen.
Wählen Sie Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind. Ein Duplikat wird erst dann zur Vorlage für zukünftige Rechnungs-PDFs, wenn Sie Als Standardvorlage setzen auswählen und es speichern.

Die Platzhalter für das Fälligkeitsdatum haben nur dann einen Wert, solange die Rechnung noch zur Zahlung aussteht. Bei einer bezahlten Rechnung sind sie leer; die Sichtbarkeitsbedingung verhindert, dass eine Anweisung wie „Zahlbar bis“ ohne Datum übrig bleibt. Bitte fügen Sie andere Inhalte in ein separates Feld ein, wenn diese nach der Zahlung sichtbar bleiben sollen.

Quelle für einen Hinweis wählen

Geltungsbereich	Wo Sie den Text pflegen	Wo er erscheint
Gemeinsam genutzte Kontoinformationen, wie beispielsweise Angaben zur Unternehmensregistrierung	Verwaltung > Account > Rechnungsinformationen, unter Handelsregister, rechtliche Vertretung, usw.	In einem PDF-Feld, das den Platzhalter Rechtliche Hinweise enthält. Das integrierte Layout für Rechnungen fügt diesen in die Fußzeile ein.
Text für eine Rechnung	Rechnungsvermerk hinzufügen in einer Vorgangsaktion, die eine Vorschau der Rechnung anzeigt	In der Vorschau und in der PDF-Datei, deren Vorlage den Vermerk Rechnungsvermerk enthält.
Text zu einem KORONA-Artikel	Der aktive Infotext und seine Zuordnung zu einem Artikel in KORONA.studio	Neben der entsprechenden Rechnungsposition bei einem Positionstext bzw. in der Nähe der Positionstabelle bei einem Bontext.

Verwenden Sie gemeinsame Rechtstexte nur dann, wenn diese für die Rechnungen gelten, die diese Vorlage verwenden. Ein Hinweis, der nur für bestimmte Artikel gilt, gehört zu diesen Artikeln und nicht in eine allgemeine Fußzeile. Ein Hinweis an einer KORONA Zahlungsmethode ist kein Ersatz für die Konfiguration des Rechnungstextes.

Die Rechnungsvorlage benötigt die Rechnungspositionen-Tabelle (PDF), um die Positionstabelle und die importierten Artikelhinweise darzustellen. Behalten Sie diesen Inhalt bei, wenn Sie den Hauptteil anpassen. Eine Anmerkung zur Rechnung, ein importierter Artikeltext und eine gemeinsame rechtliche Fußzeile sind voneinander getrennt; wenn Sie denselben Satz zu mehreren Quellen hinzufügen, kann er möglicherweise mehrmals gedruckt werden.

Artikelbezogene Infotexte pflegen

Pflegen Sie den Text und die zugehörige Produktzuordnung in KORONA.studio und warten Sie, bis die Synchronisierung abgeschlossen ist, bevor Sie die Rechnung erstellen. KORONA Event verwendet aktive Positions- und Bontexte; Popup-Texte und Stornogrundtexte gelten nicht als Rechnungsvermerke.

Die Positionstexte werden zusammen mit der entsprechenden Haupt- oder Unterartikel-Zeile angezeigt. Wenn in der Rechnung alle Unterartikel ausgeblendet sind, werden deren Positionstexte ebenfalls ausgeblendet.
Die zu den Artikeln der Rechnung gehörenden Bontexte werden im integrierten PDF-Layout einmal in der Nähe der Positionstabelle, vor den Summen, angezeigt. Identische Bontexte, die mehrmals vorkommen, werden zusammengefasst; sie werden nicht unter jedem Artikel erneut aufgeführt.
Die Rechnung behält den bei ihrer Erstellung übernommenen Wortlaut bei. Eine spätere Bearbeitung des Textes für die Artikel führt nicht zu einer Aktualisierung dieser bestehenden Rechnung.

Unter „KORONA.studio-Synchronisation verstehen“ erfahren Sie, wo Sie den Synchronisationsstatus einsehen können und welches System die gemeinsamen Daten verwaltet.

Vorhandene Rechnungen

Das Speichern von Einstellungen oder eines Layouts ersetzt keine zuvor erstellte Rechnungs-PDF-Datei, und das Ändern eines KORONA-Artikeltexts führt nicht zu einer nachträglichen Anpassung einer bestehenden Rechnung. Falls ein ausgestelltes Dokument einen anderen Wortlaut erfordert, wenden Sie sich bitte mit dieser Rechnung an den Support, bevor Sie sie ändern oder neu ausstellen. Eine Layout-Vorschau stellt kein korrigiertes, ausgestelltes Dokument dar.

Bevor Sie einen Entwurf veröffentlichen, wählen Sie genau diesen Entwurf im PDF-Vorlageneditor unter Vorschau-Rechnung aus und öffnen Sie die PDF-Vorschau. Prüfen Sie, ob die Vorschau zum gewünschten Entwurf gehört, und lesen Sie dessen Rechnungsvermerk und Artikelhinweise. Eine Vorschau mit einer anderen unbezahlten Rechnung prüft nicht den Wortlaut dieses Entwurfs. Wenn Sie den Entwurf nicht eindeutig erkennen oder keine Vorschau öffnen können, lassen Sie ihn vor der Veröffentlichung vom Support prüfen.

Durch die Veröffentlichung wird der Entwurf zum endgültigen Finanzbeleg; siehe Vorgänge und Rechnungen.