Teilnehmer auf gemeinsam genutzte Räume verteilen

Verwenden Sie einen Raumplan, wenn eine Gruppe mehrere Räume benötigt und sich verschiedene Gruppen gleichzeitig einen Raum teilen können. Beispielsweise können bei einer Einweisung für 110 Schüler 100 Plätze in einem Raum und 10 Plätze in einem anderen Raum genutzt werden. Eine zweite Gruppe von 60 Personen kann die verbleibenden Plätze im zweiten Raum nutzen.

Konfigurieren Sie die Anforderung

Legen Sie die Räume als Ressourcen mit der gewünschten Funktion an. Legen Sie für jeden Raum die Teilnehmerkapazität für diese Funktion sowie dessen Verfügbarkeit fest. Die Funktion muss die gemeinsame Nutzung ermöglichen.
Öffnen Sie das Event oder die Eventvorlage und die Registerkarte Benötigte Ressourcen.
Fügen Sie eine Anforderung für die Raumfunktion hinzu. Wählen Sie unter Mengenmodus die Option Teilnehmer auf gemeinsam genutzte Räume verteilen.
Wählen Sie die in Frage kommenden Räume aus oder legen Sie den Pool mithilfe der Eigenschaften der Ressourcen fest.
Legen Sie fest, wann die Räume benötigt werden, und speichern Sie die Anforderung. Jeder ausgewählte Raum muss während des gesamten gewünschten Zeitfensters verfügbar sein.

Bei der Zuweisung wird die Anzahl der durch die Buchung belegten Plätze zugrunde gelegt. Lehrkräfte oder begleitende Erwachsene werden berücksichtigt, wenn ihr Preis Kapazität beansprucht; ein Preis, der keine Kapazität beansprucht, reserviert keinen Platz im Raum. Passen Sie diese Preise so an, dass sie die tatsächliche Anzahl der Personen widerspiegeln, die Platz benötigen.

Überprüfen und bestätigen Sie den Raumplan

Durch Buchungen werden die vorgeschlagenen Plätze sofort reserviert, einschließlich Buchungen über den Online-Shop oder am Point of Sale. Mitarbeiter bestätigen den Plan, sofern für die Funktion keine automatische Zuweisung aktiviert ist. Bei automatischer Zuweisung wird er sofort bestätigt.

Öffnen Sie die Registerkarte Benötigte Ressourcen des Events und klappen Sie den Abschnitt „Raumanforderungen“ auf.
Lesen Sie den Raumplan. Sein Status zeigt Überprüfung erforderlich, Nicht gespeicherte Änderungen oder Bestätigt. In jeder Zeile sind der Raum, die zugewiesenen Teilnehmer sowie die nach der Zuweisung noch freien Plätze aufgeführt.
Passen Sie die Anzahl der Teilnehmer bei Bedarf an. Verwenden Sie ganze Zahlen ab 0 und stellen Sie sicher, dass die Anzahl der zugewiesenen Teilnehmer der Gesamtzahl der Gruppe entspricht. Setzen Sie die Teilnehmerzahl eines Raums auf null, um dessen Teilnehmer in einen anderen Raum zu verlegen. Während Sie bearbeiten, zeigt der Plan, wie viele Teilnehmer noch einen Raum benötigen oder wie viele über die gebuchte Gesamtzahl hinaus zugewiesen sind, und markiert jeden Raum, der seine Kapazität überschreitet.
Wählen Sie Raumplan speichern und bestätigen. Öffnen Sie den Raumplan dieses Events erneut, wenn Sie die Einweisung vorbereiten; dort werden die gespeicherten Mengen für die einzelnen Räume angezeigt.

Bei der vorgeschlagenen Aufteilung werden bestehende Zuweisungen nach Möglichkeit beibehalten und bereits genutzte Räume zuerst aufgefüllt, bevor ein weiterer Raum hinzukommt. Mit der Option Neue Verteilung vorschlagen wird der Plan unter Berücksichtigung der aktuellen Kapazität neu berechnet. Ist der Plan bestätigt oder enthält er nicht gespeicherte Änderungen, werden Sie gefragt, bevor er ersetzt wird; ein ersetzter Plan muss erneut bestätigt werden. Auch Raumplan aktualisieren fragt nach, bevor nicht gespeicherte Änderungen verworfen werden. Änderungen der Teilnehmerzahl können die Verteilung auf die Räume verändern; geänderte Zuweisungen müssen erneut überprüft werden, sofern keine automatische Zuweisung aktiviert ist. Durch eine Stornierung werden die belegten Plätze freigegeben.

Raumpläne in der Disponierungsliste prüfen

Unter Ressourcen > Disponierung werden Raumpläne aufgeführt, die noch überprüft werden müssen. Statt einzelner Ressourcen-Slots zeigt die Zeile die zugewiesenen Teilnehmer im Verhältnis zu den gebuchten Teilnehmern sowie die Teilnehmer pro Raum. Die Eventdetails im Kalender zeigen dieselbe Übersicht.

Wählen Sie Raumplan bearbeiten, um den Plan in einem Dialog zu prüfen, anzupassen und zu bestätigen. Mitarbeiter ohne Berechtigung zum Aktualisieren von Ressourcenanforderungen sehen Raumplan anzeigen. Raumpläne werden nur über den Plan geändert. Die Zeile bietet daher keine Disponierungs- oder Anfrageaktionen und ist nicht in der Mehrfachauswahl enthalten. Ein bestätigter Plan verschwindet aus der Liste, wenn Sie den Dialog schließen.

Wenn die Gruppe nicht passt

Ein Raumplan darf die während des gesamten gewünschten Zeitfensters verfügbare Kapazität nicht überschreiten. Eine weitere sich überschneidende Buchung oder eine durch eine Buchungsänderung vorübergehend reservierte Kapazität kann diese Kapazität verringern.

Eine erforderliche Raumanforderung verhindert Buchungen, die die verfügbare Raumkapazität überschreiten. Eine optionale Anforderung lässt die Buchung zu. Passt die Gruppe nicht in die Räume, werden keine Raumplätze reserviert und der Raumplan bleibt offen. Zugewiesene Teilnehmer zeigt die zugewiesene Anzahl im Verhältnis zur gebuchten Teilnehmerzahl an, zum Beispiel 0 / 210. Teilnehmer ohne Raum zeigt, wie viele Teilnehmer noch einen Platz benötigen.

Bei einem nicht zugewiesenen Plan fügen Sie einen geeigneten Raum mit ausreichender verfügbarer Kapazität hinzu, reduzieren Sie die Teilnehmerzahl oder verschieben Sie das Event auf einen verfügbaren Termin. Wählen Sie Neue Verteilung vorschlagen, überprüfen Sie die Zuweisungen und wählen Sie Raumplan speichern und bestätigen. Eine Bestätigung ist erst möglich, wenn alle gebuchten Teilnehmer innerhalb der Kapazitäten der Räume Platz finden.

Sollte das Speichern fehlschlagen, zeigt der Raumplan den Grund an. Wählen Sie Raumplan aktualisieren, überprüfen Sie die verbleibenden Plätze und passen Sie die Anzahl erneut an. Sollte die gesamte Gruppe nicht mehr in die verfügbaren Räume passen, reduzieren Sie die Anzahl der Teilnehmer, verschieben Sie das Event auf einen verfügbaren Termin oder fügen Sie einen weiteren geeigneten Raum hinzu. Der zuvor gültige Plan bleibt bestehen, wenn eine Änderung fehlschlägt.