Teilnehmer und Teilnahmestatus verwalten

Nutzen Sie die Teilnehmeransicht, wenn Sie Listen für den Veranstaltungstag erstellen, überprüfen möchten, ob ein Kunde über ein gültiges Ticket verfügt, die Antworten in benutzerdefinierten Feldern einsehen oder Anwesenheitsdaten exportieren möchten.

Ein Teilnehmer -Datensatz steht für eine Person, die mit einem verkauften Ticket in Verbindung steht, und speichert den Einlassstatus sowie die erfassten Teilnehmerdaten. Ein Einlass ist eine Angebotsart und kann mehrere Teilnehmerdatensätze erzeugen. Die Bestellung bleibt der kaufmännische Datensatz; die Teilnehmeransicht ist der operative Datensatz.

Bevor Sie beginnen

Bestätigen Sie:

welche Veranstaltung, welchen Eintritt, welches Datum oder welchen Zeitrahmen Sie überprüfen
ob Sie eine vollständige Teilnehmerliste oder einen einzelnen Kundendatensatz benötigen
ob das Personal das Backoffice, das Kassensystem, den Scanner oder die ausgedruckte Liste am Eingang nutzen wird
Welche Kunden- oder Auftragsdaten können bedenkenlos an das Personal am Veranstaltungstag weitergegeben werden?

Öffnen Sie die Teilnehmerliste

Öffnen Sie im Backoffice den Bereich Vertrieb und anschließend Teilnehmer.

Verwenden Sie Filter, um die Liste nach Veranstaltung, Eintritt, Datum, Ticketstatus, Kunde oder Freitextsuche einzugrenzen. Wenn Sie eine Veranstaltung vorbereiten, wenden Sie vor dem Exportieren Filter an, damit die Datei keine nicht relevanten Kundendaten enthält.

Teilnehmerliste im Backoffice — Nutzen Sie die Teilnehmerliste, um bereits vor dem Veranstaltungstag gebuchte Teilnehmer, Ticketnummern, Bestelllinks, Veranstaltungsnamen und den Bearbeitungsstatus einzusehen.

Lesen Sie die Liste

Spalte oder Bundesland	Was das bedeutet
Name des Teilnehmers	Der Name des Teilnehmers oder der Platzhalter, der für das Ticket angezeigt wird. Dieser kann aus den Feldern des Bestellvorgangs, aus Teilnehmerfragen oder aus den Kontaktdaten der Bestellung stammen.
Bestellung	Die mit dem Teilnehmer verknüpfte Bestellnummer. Öffnen Sie die Bestellung, wenn Sie Informationen zu Zahlung, Rechnung, erneuter Zusendung oder zur Kundenhistorie benötigen.
Eintrittskarte	Die für den Einlass verwendete Ticketnummer oder der Ticketcode. Fehlende Ticketdaten deuten in der Regel darauf hin, dass der Status der Bestellung, der Zahlung oder der Ticketausstellung überprüft werden muss.
Status	Der operative Status des Teilnehmers, der den Bestellstatus und den Check-in-Status vereint.
Veranstaltung / Eintritt	Das Angebot, zu dem der Teilnehmer gehört. Bitte überprüfen Sie dies, bevor Sie einen Platz wechseln, eine Umbuchung vornehmen oder jemanden am Eingang hereinlassen.

Informationen zur kanonischen Reihenfolge und zu den Definitionen des Ticketstatus, die der Status-Spalte zugrunde liegen, finden Sie unter Wie Bestellungen, Zahlungen, Rechnungen und Tickets zusammenhängen.

Einen Teilnehmereintrag öffnen

Wählen Sie unter Vertrieb > Teilnehmer die Zeile des Teilnehmers aus.
Sehen Sie sich den Abschnitt „Übersicht“ an, um Informationen zu Kunden, Bestellungen, Tickets, Veranstaltungen und Status zu erhalten.
Öffnen Sie den Abschnitt „Zusätzliche Informationen“, wenn im Checkout-Prozess Antworten der Teilnehmer, Personalisierungsangaben oder benutzerdefinierte Felder erfasst wurden.
Öffnen Sie die Verzichtserklärung, wenn für die Veranstaltung oder den Eintritt eine unterzeichnete Verzichtserklärung erforderlich ist.
Kehren Sie zur zugehörigen Bestellung zurück, falls Sie Tickets erneut versenden, die Zahlung korrigieren oder die Rechnungsdaten ändern müssen.

Teilnehmerdaten exportieren

Führen Sie Export- oder Berichtsaktionen erst durch, nachdem Sie die gewünschten Filter angewendet haben. Fügen Sie benutzerdefinierte Antworten nur dann hinzu, wenn das Team am Tag der Veranstaltung diese benötigt.

Für Exporte am Veranstaltungstag beachten Sie bitte Folgendes:

die Filter für Veranstaltung und Zeitfenster
ob Teilnehmer, deren Anmeldung storniert wurde, ausgeschlossen werden sollten
ob die Ticketnummern enthalten sind
ob die Antworten der Teilnehmer oder der Status der Verzichtserklärung erforderlich sind
ob die Datei personenbezogene Daten enthält, die nicht öffentlich gedruckt werden sollten

Die CSV- und Excel-Exporte enthalten die Verkaufspunktnummer und den Verkaufspunktnamen der Bestellung sowie die Bestellkanal-ID und den Bestellkanalnamen. Verwenden Sie die Verkaufspunktspalten, um Buchungen nach dem zugeordneten operativen POS zu gruppieren, und die Bestellkanalspalten, um zu unterscheiden, wo die Bestellung entstanden ist, beispielsweise im Shop, Backoffice, POS oder über eine Integration. Teilnehmer ohne zugehörige Bestellung haben in diesen Spalten leere Werte.

Erwartetes Ergebnis

Sie können feststellen, wer erwartet wird, welches Ticket oder welche Bestellung als Buchungsnachweis dient, ob der Teilnehmer zum Eintritt berechtigt ist und welche organisatorischen Informationen das Personal für den Veranstaltungstag benötigt.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Teilnehmer fehlt	Überprüfen Sie den Bestellstatus, das ausgewählte Ereignis oder die Eintrittskarte, den Datums-/Zeitfilter sowie, ob die Bestellung storniert oder abgebrochen wurde.
Die Ticketnummer fehlt	Prüfen Sie, ob die Bestellung bezahlt oder bestätigt wurde, ob Tickets erstellt wurden und ob die Ticketausgabe für das Angebot konfiguriert ist.
Die Kundendaten scheinen falsch zu sein	Öffnen Sie den zugehörigen Auftrags- und Kundendatensatz; die Teilnehmerdaten können von den Rechnungs- oder Auftragskontaktdaten abweichen.
Die Verzichtserklärung fehlt	Prüfen Sie, ob für das ausgewählte Angebot eine Verzichtserklärung erforderlich war, ob diese pro Bestellung oder pro Teilnehmer gilt und ob der Kunde den Schritt zur Abgabe der Verzichtserklärung abgeschlossen hat.
Die Gesamtexportzahlen stimmen nicht mit den Berichten überein	Vergleichen Sie Filter, stornierte Teilnehmer, gelöschte Bestellpositionen, Freikarten und Datumsbereiche.