Wie Bestellungen, Zahlungen, Rechnungen und Tickets zusammenhängen
Verwenden Sie diese Option, wenn eine Bestellung zwar als bezahlt, aber nicht verbucht erscheint, als verbucht, aber noch nicht bezahlt ist, wenn Tickets fehlen, wenn auf eine Rückerstattung gewartet wird oder wenn das Versenden eines Zahlungslinks gesperrt ist.
KORONA Event trennt den Betriebsstatus vom Finanzstatus. Überprüfen Sie beide, bevor Sie Dokumente erneut versenden, Tickets ausstellen, Stornierungen vornehmen, Rückerstattungen gewähren oder einem Kunden mitteilen, dass die Bestellung abgeschlossen ist.
Die vier Landesgruppen
| Staatliche Gruppe | Was Ihnen dies verrät | Was dies nicht beweist |
|---|---|---|
| Auftragsstatus | Unabhängig davon, ob es sich um eine neue, angeforderte, reservierte, gebuchte, stornierte oder abgelaufene Bestellung handelt. | Ob Geld eingegangen ist oder zurückerstattet wurde. |
| Zahlungsstatus | Ob für die Bestellung noch eine Zahlung aussteht, eine Rückerstattung erforderlich ist, beides erforderlich ist oder die Bestellung bereits beglichen ist. Einzelne Zahlungsversuche können zudem noch ausstehen oder fehlgeschlagen sein; diese beziehen sich auf den Zahlungsvorgang, nicht auf die Bestellung. | Ob Tickets ausgestellt wurden oder ob der Kunde Zutritt erhält. |
| Rechnungsstatus | Ob eine Rechnung vorliegt, beglichen werden muss, bezahlt ist, eine Rückerstattung erfordert oder zurückerstattet wurde. | Ob die Buchung operativ aktiv bleiben soll. |
| Ticketstatus | Ob Tickets oder Gutscheine vorhanden sind und für den Eintritt oder die Einlösung verwendet werden können. | Ob die Rechnung korrekt ist oder ob der Zahlungsdienstleister den Betrag bereits beglichen hat. |
Bestellstatus
Vorgangstatus
Der Vorgangstatus beschreibt den betrieblichen Fortschritt; Zahlungs- und Rechnungsstatus werden getrennt gelesen.
| Option | Was sie bewirkt | Wann sie sinnvoll ist | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Neu | Kennzeichnet einen offenen oder noch nicht fortgeschrittenen Vorgang. | Während ein Vorgang erstellt oder vor Anfrage, Reservierung oder Buchung geprüft wird. | Vor Zahlungslinks oder Dokumenten prüfen. |
| Angefragt | Erfasst eine Kundenanfrage, die auf Prüfung oder eine spätere Aktion wartet. | Wenn die Buchung nicht automatisch bestätigt werden darf. | Nicht als endgültige Buchung behandeln. |
| Reserviert | Hält Kapazität bis zu einer Frist oder nächsten Aktion. | Für vorübergehende Platzhalter und spätere Zahlung. | Die Reservierung kann ablaufen und Kapazität freigeben. |
| Abgelaufen | Kennzeichnet eine Anfrage oder Reservierung nach Ablauf der zulässigen Frist. | Wenn der Vorgang seinen bisherigen Platz im Ablauf nicht mehr hält. | Prüfen Sie, ob später ein Ersatzvorgang abgeschlossen wurde. |
| Gebucht | Bestätigt den Vorgang betrieblich. | Wenn die ausgewählten Angebote als Buchung angenommen sind. | Gebucht bestätigt weder Zahlung noch Ticketerstellung. |
| Storniert | Beendet den betrieblichen Vorgang. | Nach einem genehmigten Stornierungsablauf. | Zahlung, Erstattung, Rechnung, Kapazität und Kommunikation können weitere Schritte erfordern. |
Zahlungsstatus von Bestellungen
Zahlungsstatus des Vorgangs
Der Zahlungsstatus fasst zusammen, ob noch Geld fällig, ausgeglichen oder zu erstatten ist.
| Option | Was sie bewirkt | Wann sie sinnvoll ist | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Zahlung benötigt | Zeigt einen noch zu zahlenden Betrag. | Für Vorgänge mit Zahlungsnachverfolgung oder verfügbarer Zahlungsaktion. | Vor dem Zahlungslink Rechnungsstatus und offene Posten prüfen. |
| Erstattung benötigt | Zeigt, dass Geld zurückzuzahlen oder eine Erstattung nachzuverfolgen ist. | Zur Übergabe in den Erstattungsprozess. | Der Status beweist nicht den Geldeingang beim Kunden. |
| Zahlung und Erstattung benötigt | Zeigt zugleich einzuziehende und zu erstattende Beträge. | Für gemischte Finanzkorrekturen mit manueller Prüfung. | Prüfen Sie die Rechnungsdetails; die Beträge heben sich nicht automatisch auf. |
| Erledigt | Zeigt auf Vorgangsebene keine verbleibende Zahlungs- oder Erstattungsdifferenz. | Als finanzielles Abschlusssignal auf Vorgangsebene. | Für Finanzdetails weiterhin Rechnungen und Provider-Abrechnung prüfen. |
Zahlungsstatus von Rechnungen
Zahlungsstatus der Rechnung
Der Rechnungszahlungsstatus beschreibt ausstehende Zahlungs- oder Erstattungsschritte für eine Rechnung.
| Option | Was sie bewirkt | Wann sie sinnvoll ist | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Zahlung benötigt | Zeigt, dass die Rechnung noch bezahlt werden muss. | Beim Einziehen einer offenen Rechnung über eine verfügbare Zahlungsaktion. | Ein Zahlungslink ist nur vorhanden, wenn Rechnung und Provider ihn unterstützen. |
| Erstattung benötigt | Zeigt eine erforderliche Erstattung oder Nachverfolgung. | Für Rechnungen, die in den Erstattungsprozess müssen. | Die Provider-Transaktion kann noch ausstehen oder manuelle Bearbeitung benötigen. |
| Erstattet | Kennzeichnet die Rechnung als erstattet. | Nach dokumentiertem Abschluss des Erstattungsablaufs. | Bei Rückfragen Provider und Kundeneingang prüfen. |
| Bezahlt | Erfasst die Zahlung der Rechnung. | Wenn der Rechnungsbetrag bezahlt oder bewusst als bezahlt markiert wurde. | Bezahlt bestätigt weder Buchung noch Ticketerstellung. |
Ticketstatus
Ticketstatus
Der Ticketstatus zeigt, ob ein Ticket bereit, nutzbar, verbraucht, eingeschränkt oder ungültig ist.
| Option | Was sie bewirkt | Wann sie sinnvoll ist | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Ausstehend | Zeigt, dass Aktivierung oder endgültiger Ticketstatus noch nicht abgeschlossen ist. | Während auf Ticketerstellung oder Synchronisierung gewartet wird. | Eintritt erst zusagen, wenn das Ticket aktiv oder von der Quelle bestätigt ist. |
| Aktiv | Zeigt ein aktuell gültiges Ticket für die konfigurierte Berechtigung. | Als normalen Status für ein einlassbereites Ticket. | Datum, Zeit, Berechtigung und Doppel-Scan-Regeln können den Einlass beeinflussen. |
| Verwendet | Zeigt, dass die nutzbare Berechtigung bereits verbraucht wurde. | Zur Prüfung eines wiederholten oder doppelten Eintrittsversuchs. | Vor einer Übersteuerung die Scan-Historie prüfen. |
| Abgelaufen | Zeigt ein Ticket außerhalb seines Gültigkeitszeitraums. | Wenn die konfigurierte Gültigkeit beendet ist. | Vor Ablehnung Event- oder Eintrittsdatum prüfen. |
| Gesperrt | Verhindert die Nutzung, solange eine Sperre aktiv ist. | Wenn eine betriebliche oder externe Regel den Eintritt blockiert. | Sperrgrund und zuständiges System vor Änderungen prüfen. |
| Storniert | Zeigt ein storniertes und nicht mehr gültiges Ticket. | Nach Stornierung des Tickets oder der zugehörigen Position. | Prüfen Sie, ob ein Ersatzticket ausgestellt wurde. |
| Unbekannt | Zeigt, dass kein verlässlicher Ticketstatus ermittelt werden kann. | Als Signal zur Prüfung von Quelle, Synchronisierung und Scan-Historie. | Gültigkeit nicht ohne Prüfung des Quellsystems annehmen. |
So lesen Sie eine gängige Bestellung
- Beginnen Sie mit dem Auftragsstatus in der Auftragsübersicht.
- Prüfen Sie, ob der Auftrag offene Posten enthält.
- Öffnen Sie Dokumente, wenn es um finanzielle Angelegenheiten geht.
- Prüfen Sie, ob Zahlungsaktionen wie Zahlung einleiten, Zahlungslink kopieren oder E-Mail mit Zahlungslink versenden verfügbar sind.
- Öffnen Sie Teilnehmer oder die Dokument-Downloads, wenn es um Einlass, Eintrittskarten, Gutscheine oder Personalisierung geht.
- Öffnen Sie den Verlauf, wenn Sie nachverfolgen möchten, wie der Auftrag seinen aktuellen Status erreicht hat.
Zustandskombinationen, die besondere Aufmerksamkeit erfordern
| Was Sie sehen | Was dies in der Regel bedeutet | Nächste Überprüfung ohne Beanstandungen |
|---|---|---|
| Gebuchter Auftrag mit offener Rechnung | Die Buchung ist zwar bereits erfolgt, doch die Zahlung muss noch nachverfolgt werden. | Überprüfen Sie die offenen Posten, den Rechnungsstatus und die verfügbaren Aktionen über den Zahlungslink. |
| Bezahlte Rechnung mit fehlenden Belegen | Der Finanzbericht scheint vollständig zu sein, doch die Erstellung von Belegen oder Belegen ist möglicherweise noch nicht abgeschlossen. | Bitte überprüfen Sie die Teilnehmerliste, die Ticket-Downloads, die Produkte und den Bestellverlauf, bevor Sie die E-Mail erneut versenden. |
| Vormerkung mit Frist | Die Reservierung gilt nur bis zum Ablauf der Frist für die Reservierung bzw. für unbezahlte Bestellungen. | Bitte überprüfen Sie die Frist, bevor Sie dem Kunden versichern, dass die Plätze noch reserviert sind. |
| Stornierte Bestellung mit Zahlungseingang | Der Geschäftsauftrag ist abgeschlossen, doch möglicherweise ist noch eine Rückerstattung oder eine buchhalterische Korrektur erforderlich. | Bitte überprüfen Sie den Rechnungsstatus, die Rückerstattungskennzeichen und den Finanzablauf, bevor Sie die Leistungen bearbeiten. |
| Zahlungsfehler bei einer erstellten Bestellung | Möglicherweise hat der Kunde den Bestellvorgang gestartet, ohne die Zahlung abzuschließen. | Prüfen Sie, ob die Bestellung noch zur Zahlung ansteht, abgelaufen ist, automatisch storniert wurde oder durch eine andere Bestellung ersetzt wurde. |
| Rückerstattung erforderlich | Eine Rückerstattung oder eine weitere Rückerstattungsmaßnahme wird erwartet, doch möglicherweise hat der Kunde das Geld noch nicht zurückerhalten. | Überprüfen Sie den Status der Rechnung, den Status des Zahlungsanbieters und die Zuständigkeiten Ihres Teams im Zusammenhang mit Rückerstattungen. |
Faustregeln
- Betrachten Sie den Status „Gebucht“ nicht als Zahlungsnachweis.
- Betrachten Sie den Status „Bezahlt“ nicht als Nachweis dafür, dass Tickets erstellt wurden.
- Senden Sie die E-Mail erst dann erneut, wenn Sie sich vergewissert haben, dass die Bestellung die erwarteten Unterlagen enthält.
- Erstellen Sie keinen manuellen Zahlungslink, wenn die Aktion „Zahlungslink“ nicht verfügbar ist.
- Bitte nehmen Sie keine Änderungen an kostenpflichtigen Leistungen oder Mengen vor, bis Sie die Auswirkungen auf die Rückerstattung und die Rechnungsstellung verstanden haben.
