Absage einer Ressource erfassen und Ersatz finden

Nutzen Sie diesen Ablauf, wenn ein Guide oder eine andere Ressource ein Event nicht mehr übernehmen kann. Sie können deren Zuweisung aufheben, Zusage und Absage im Verlauf festhalten und Ersatz anfragen, ohne andere Zuweisungen zu ändern.

Voraussetzungen

Sie benötigen Leserechte für Ressourcenanforderungen. Für Absagen, das Aufheben von Zuweisungen und Telefonantworten benötigen Sie außerdem Änderungsrechte für Ressourcenanforderungen. Zum Versenden von Anfragen benötigen Sie die Berechtigung zum Erstellen von Ressourcenanfragen.

Absage erfassen

Öffnen Sie die Ressourcenanforderungen des Events, die Disponierung oder das Event im Kalender. Wählen Sie bei der betreffenden Anforderung Antworten und Ersatz.
Suchen Sie die Person und wählen Sie Absage erfassen. Unter Antwortverlauf können Sie deren frühere Antworten einsehen.
Tragen Sie den Grund oder die Telefonnotiz ein.
Wählen Sie unter Honorarentscheidung, ob Sie die Honorare dieser Ressource beibehalten oder entfernen. Beibehaltene Honorare gelten als bewusst vereinbarte Zahlung.
Wählen Sie unter Benachrichtigung, ob Sie die Absage per E-Mail bestätigen möchten. Prüfen Sie vor dem Bestätigen den Empfänger und den Nachrichtentext. Die E-Mail enthält eine Kalenderabsage für diese Ressource. Das Event und andere Zuweisungen bleiben aktiv.
Wählen Sie Absage prüfen. Prüfen Sie die Zusammenfassung aus Grund, Honorarentscheidung, Benachrichtigung und E-Mail und wählen Sie dann Absage bestätigen.

Die Absage hält fest, wer sie wann erfasst hat. Nur die Zuweisung dieser Person wird aufgehoben. Ist die Person bereits freigegeben, können Sie die Absage trotzdem erfassen: Die inzwischen zugewiesene Ersatzperson bleibt bestehen. Die ursprüngliche Zusage bleibt im Verlauf erhalten. Personen mit Absage werden bei der normalen Ersatzauswahl ausgeschlossen.

Wählen Sie Zuweisung aufheben, wenn Mitarbeitende eine Zuweisung entfernen, ohne eine Absage der Ressource zu erfassen. Die bisherige Antwort bleibt dabei erhalten. Der Dialog erläutert die Auswirkungen auf Honorare und E-Mails.

Ausgewählte Ersatzpersonen anfragen

Wählen Sie Neue Anfragerunde starten. Dafür muss eine Position offen sein. Zusagen, die noch auf die Auswahl durch Mitarbeitende warten, verhindern weitere Anfragen nicht.
Markieren Sie in der Liste Empfänger jede gewünschte Person. Neben jedem Namen steht die frühere Antwort. Ressourcen, die Sie nicht anfragen können, sind ausgegraut und nennen den Grund, zum Beispiel bereits disponiert, archiviert, keine E-Mail-Adresse oder zu dieser Zeit nicht verfügbar.
Ressourcen mit Ablehnung oder Absage sind standardmäßig ausgeschlossen. Markieren Sie Zuvor ablehnende Ressourcen einbeziehen oder Ressourcen mit Absage einbeziehen nur, wenn Sie diese Personen bewusst erneut anfragen möchten.
Tragen Sie einen internen Grund für die Runde ein und wählen Sie Empfänger prüfen.
Prüfen Sie die Empfängerliste, frühere Antworten, Event- und Einsatzzeiten, E-Mail-Inhalte und ausgeschlossene Ressourcen. Der Dialog erklärt, ob eine Zusage automatisch eine offene Position besetzt oder zunächst auf die Auswahl durch Mitarbeitende wartet.
Wählen Sie Anfragen senden. Die Schaltfläche zeigt, wie viele Empfänger kontaktiert werden, zum Beispiel 2 Anfragen senden.

Jeder ausgewählte Empfänger erhält eine neue Antwortmöglichkeit, auch wenn er zuvor zugesagt oder noch nicht geantwortet hat. Frühere Antworten bleiben im Antwortverlauf erhalten. Bisherige offene Anfragen der ausgewählten Empfänger werden abgelöst; deren alte Links können die neue Anfrage nicht beantworten. Nicht ausgewählte Ressourcen und bestehende Zuweisungen bleiben unverändert.

Telefonantwort oder Korrektur erfassen

Wählen Sie bei einer noch nicht disponierten Person mit einer Anfrage Antwort erfassen. Wählen Sie deren Antwort aus und ergänzen Sie eine Notiz. Die Antwort und die erfassende Person werden gespeichert; die frühere Antwort bleibt im Verlauf erhalten. Die Zuweisung erfolgt separat mit erneuter Verfügbarkeitsprüfung.

Nachrichtenstatus prüfen und Fehler beheben

Wählen Sie Aktualisieren, um den Nachrichtenstatus neu zu laden.

Status	Nächster Schritt
Vorgemerkt oder Wird gesendet	Warten Sie auf die Verarbeitung und aktualisieren Sie anschließend.
An E-Mail-Anbieter gesendet	Der Anbieter hat die E-Mail angenommen. Das bestätigt noch nicht den Eingang im Postfach.
Nicht gesendet — Konfiguration prüfen	Prüfen Sie die E-Mail-Vorlage und die Empfängeradresse. Nach Korrektur der Vorlage können Sie Diesen Empfänger erneut senden wählen. Eine neue Empfängeradresse erfordert eine neue Anfrage mit erneuter Vorschau.
Nicht gesendet — Antwort oder Eignung geändert	Prüfen Sie die aktuelle Antwort und Zuweisung, bevor Sie erneut anfragen.
Zustellung unklar	Prüfen Sie vor einem erneuten Versand den Kommunikationsverlauf. Ein erneuter Versand kann ein Duplikat erzeugen.

Ein gezielter erneuter Versand behält dieselbe Antwortmöglichkeit bei. Bereits erfolgreich kontaktierte Empfänger erhalten keine weitere Nachricht. Wenn sich Zuweisung oder Verfügbarkeit während eines geöffneten Dialogs geändert haben, aktualisieren Sie die Ansicht und prüfen Sie Ihre Auswahl erneut.