Korrekte Angaben zur Kunden- oder Rechnungsadresse

Verwenden Sie diese Option, wenn ein Kunde einen falschen Namen, eine falsche E-Mail-Adresse oder eine falsche Rechnungsadresse meldet oder wenn auf einer Rechnung eine andere Adresse hätte angegeben werden sollen.

Auftragsübersicht mit Aktionen zu Kunden, Zahlungen, Belegen und Buchungen — Nutzen Sie die Auftragsübersicht, um die Geschäftsdaten zu überprüfen und die nächste sichere Maßnahme auszuwählen.

Bevor Sie beginnen

Vergewissern Sie sich, dass Sie den richtigen Kundendatensatz bearbeiten. Falls dieselbe Person mehrmals aufgeführt ist, lesen Sie bitte zunächst den Abschnitt Duplikate bei Kundendatensätzen bereinigen.
Wählen Sie den bestehenden Kunden und die gespeicherte Adresse aus, an die die Rechnung gesendet werden soll. Durch die Ausstellung der Korrektur werden auch die Firmenbezeichnung, die USt-IdNr., die Leitweg-ID sowie die ausgewählte gespeicherte Adresse dieses Kunden aktualisiert. Diese Angaben werden für zukünftige Belege verwendet. Der Name des Empfängers gehört zur gespeicherten Adresse; die Namen der Ansprechpartner und die Kundennummern bleiben unverändert.
Verwenden Sie die Empfängerkorrektur nur für Name, Firma, Abteilung, Anschrift, USt-IdNr. oder Leitweg-ID. Falls Leistungen, Mengen, Preise, Steuern oder Summen falsch sind, verwenden Sie stattdessen den in Ihrem Team vorgesehenen Prozess für finanzielle Korrekturen oder Erstattungen.
Korrigieren Sie die Rechnung so, dass sie den tatsächlichen Käufer ausweist. Wurde ursprünglich die falsche Firma erfasst, können Sie den Kontakt der richtigen Firma auswählen. Änderungen an der umsatzsteuerlichen Behandlung erfordern den Prozess Ihres Teams für finanzielle Korrekturen.

Den Kundendatensatz bearbeiten

Öffnen Sie Vertrieb > Kunden und rufen Sie den Kunden auf.
Wählen Sie im Kundenkopf die Option Bearbeiten aus, um das Bearbeitungsformular zu öffnen.
Bitte geben Sie die folgenden Felder korrekt an: Anrede, Vorname, Nachname, Firma, E-Mail, Telefon, Mobil und Steuernummer.
Speichern. Eine Bestätigungsmeldung zeigt an, dass die Kundendaten aktualisiert wurden.

Um Adressen zu verwalten, öffnen Sie die Registerkarte Adressen des Kunden. Dort können Sie Neue Adresse hinzufügen auswählen, eine vorhandene Adresse bearbeiten und eine Adresse mit Als Standard-Rechnungsadresse verwenden oder Als Standard-Lieferadresse verwenden als Standardadresse festlegen.

Wählen Sie die bei einer Bestellung verwendete Adresse aus

Jeder Auftrag speichert, welche der Adressen des Kunden verwendet wird:

Öffnen Sie Vertrieb > Aufträge und rufen Sie den Auftrag auf.
Ändern Sie in der Seitenleiste Kundeninformationen die unter Rechnungsadresse oder Lieferadresse ausgewählte Adresse.

Wenn Sie den Kunden, den Ansprechpartner oder die ausgewählte Adresse bearbeiten, nachdem der Vorgang bereits angelegt wurde, behält der Vorgang zunächst seine gespeicherte Kopie. Unter der betroffenen Rechnungs- oder Lieferadresse erscheint dann der Hinweis Die im Vorgang gespeicherte Adresse weicht von der aktuellen Kundenadresse ab. Prüfen Sie die aktuellen Angaben und wählen Sie Vorgangsadresse aktualisieren, bevor Sie eine weitere Rechnung oder einen weiteren Lieferschein erstellen. Wenn der Hinweis bei beiden Adressen erscheint, aktualisieren Sie beide.

Den Empfänger auf einer bestehenden Rechnung korrigieren

Sie können eine reine Adresskorrektur vornehmen, ohne die Leistungen des Auftrags zu löschen und neu zu buchen:

Stellen Sie sicher, dass der richtige Kunde und eine gespeicherte Adresse vorhanden sind. Neue Kunden oder Adressen legen Sie zuerst unter Kunden an.
Öffnen Sie Vertrieb > Rechnungen und öffnen Sie die Rechnung.
Öffnen Sie das Menü neben Rechnung herunterladen und wählen Sie anschließend Rechnungsempfänger korrigieren aus.
Wählen Sie Zu aktualisierender Kunde/Kontakt aus. Zunächst ist der bestehende Kontakt des aktuellen Empfängers ausgewählt. Falls ein falscher Kunde erfasst wurde, wählen Sie den richtigen bestehenden Ansprechpartner aus. Überprüfen Sie die Kundennummer und wählen Sie anschließend die gespeicherte Adresse zur Aktualisierung aus. Überprüfen Sie Firma, den Namen des Empfängers, die Adresse, die USt-IdNr. und die Leitweg-ID. Änderungen werden beim ausgewählten Kunden und der ausgewählten Adresse gespeichert, sobald Sie die Korrektur vornehmen. Um einen neuen Kunden zu verwenden, legen Sie diesen bitte zunächst unter Kunden an; über dieses Formular können keine Kunden angelegt werden.

Die Leitweg-ID ist die Empfängerreferenz für E-Rechnungen im deutschen öffentlichen Sektor. Bei einer Adresskorrektur bleibt die bereits vergebene Referenz erhalten. Wenn Sie einen anderen tatsächlichen Käufer auswählen, wird dessen Referenz übernommen; verfügt dieser über keine, wird die Referenz des vorherigen Empfängers entfernt. Sie können diese Referenz auch korrigieren oder löschen; die Änderung wird beim ausgewählten Kunden gespeichert. Falls der Kunde oder Ansprechpartner des vorherigen Empfängers gelöscht wurde, wählen Sie bitte einen bestehenden Kunden und eine gespeicherte Adresse aus, um fortzufahren. Bei der Überprüfung werden die Empfängerdaten aus der ausgestellten Rechnung oder der letzten Korrektur beibehalten.

Geben Sie einen internen Korrekturgrund ein. Der Grund wird im Prüfpfad gespeichert und nicht auf dem PDF-Dokument für den Kunden ausgedruckt.
Fahren Sie mit der Überprüfung fort und vergleichen Sie den aktuellen Empfänger mit dem korrigierten Empfänger, einschließlich der jeweiligen Kundennummer. Falls Sie einen anderen Kunden ausgewählt haben, zeigt die Überprüfung die Änderung sowie den Datensatz an, der aktualisiert wird. Die korrigierte Adresse verwendet dasselbe länderspezifische Format wie das Korrekturdokument; überprüfen Sie daher dieses Layout, bevor Sie das Dokument ausstellen.
Wählen Sie Kunden aktualisieren und Korrektur ausstellen.
Kehren Sie zur Seite der Rechnung zurück, laden Sie die aktuelle Empfängerberichtigung herunter, während Sie angemeldet sind, und übermitteln Sie diese sicher an den korrigierten Empfänger.

Ist die Rechnung mit einem bestehenden KORONA-Beleg verknüpft, aktualisiert KORONA Event diesen Beleg mit dem korrigierten Empfänger, bevor der Korrekturbeleg ausgestellt wird. Der Beleg behält seine bestehende Identität, seine steuerlichen Zeitstempel, seine Positionen und seine Zahlungen bei. KORONA Event aktualisiert den ausgewählten bestehenden KORONA-Kunden und behält dessen Kunden-ID und -Nummer bei. Falls für den Kunden keine bestehende KORONA-Verknüpfung vorliegt, synchronisieren Sie diese bitte, bevor Sie die Korrektur ausstellen. Sollte die Aktualisierung des Kunden oder des Belegs fehlschlagen, wird kein Korrekturbeleg ausgestellt. Änderungen bei externen Kunden könnten bereits vor einem Belegfehler bei KORONA eingegangen sein; bei einem erneuten Versuch werden dieselben Kunden- und Belegidentitäten verwendet.

Überprüfung der Korrektur der Rechnung mit Anzeige der aktuellen Adresse und einer gespeicherten Firmenadresse mit Ansprechpartner und Firmenname — Bitte überprüfen Sie den ausgewählten Kunden, die Kundennummer und die im Dokumentformat angegebene Adresse, bevor Sie den Kunden aktualisieren und die Korrektur vornehmen. Die Finanz- und Leistungsdaten bleiben unverändert.

Die Korrektur ist ein neues, versioniertes Rechnungs-PDF mit dem korrigierten Empfänger im Rechnungskopf und einem Verweis auf die ursprüngliche Rechnung. Enthält das Original eine E-Rechnung, werden auch deren Empfängerdaten berichtigt. KORONA Event bewahrt das ursprüngliche PDF auf und protokolliert, wer jede Korrektur wann ausgestellt hat. Leistungen, Steuern, Beträge und Zahlungen bleiben unverändert.

Für Rechnungsentwürfe ist die Empfängerkorrektur nicht verfügbar. Schließen Sie einen Entwurf zuerst ab.

Reihenfolge von Firmen- und Kontaktnamen

Bei Firmenkunden ordnet KORONA Event den Firmennamen und den Ansprechpartner nach dem Land der Rechnungs- oder Lieferadresse. Dies ist unabhängig von der Sprache des Dokuments.

Bei deutschen und australischen Adressen steht die Firma vor dem Ansprechpartner.
Bei US-amerikanischen und allen anderen Adressen steht der Ansprechpartner vor der Firma.
Bei Privatkunden steht die Person weiterhin an erster Stelle.

Firma, Ansprechpartner, Abteilung und c/o-Zeile werden jeweils höchstens einmal angezeigt, sofern sie vorhanden sind.

Erwartetes Ergebnis

Der Kundendatensatz enthält nun die korrigierten Angaben, und neue E-Mails werden an die korrigierte Adresse gesendet. Nachdem Sie für jede veraltete Rechnungs- oder Lieferadresse Vorgangsadresse aktualisieren gewählt haben, verwenden neu erstellte Firmenrechnungen und Lieferscheine die aktualisierten Empfängerdaten und die zum Bestimmungsland passende Namensreihenfolge. Empfängerkorrekturen verwenden dieselbe Reihenfolge. Nach einer Korrektur zeigt die authentifizierte Rechnungsseite die nur für Mitarbeitende verfügbare Dokumenthistorie und die neueste Korrektur; der öffentliche Rechnungslink, das ursprüngliche PDF und alle Finanzdaten bleiben unverändert. Wenn die Rechnung mit einem KORONA-Beleg verknüpft ist, verwendet auch dieser bestehende Beleg den korrigierten Empfänger.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Die Bestätigungs-E-Mail wurde weiterhin an die alte E-Mail-Adresse gesendet	Ob der Kundendatensatz vor dem erneuten Versand gespeichert wurde und der Empfänger in der Verlaufsübersicht der Bestellung angezeigt wird.
Eine neue Rechnung zeigt die alte Adresse	Ob im Vorgang ein Adresshinweis angezeigt wurde. Wählen Sie Vorgangsadresse aktualisieren, bevor Sie das nächste Dokument erstellen.
Der Download der korrigierten Rechnung zeigt die alte Adresse	Aktualisieren Sie die Rechnungsseite und laden Sie die neueste Korrektur statt der Ursprünglichen Rechnung herunter.
Ein öffentlicher Rechnungslink zeigt weiterhin das Original	Dies ist beabsichtigt. Melden Sie sich an, laden Sie die neueste Korrektur von der Rechnungsseite herunter und senden Sie sie sicher an den korrigierten Empfänger.
Rechnungsempfänger korrigieren ist nicht verfügbar	Ob die Rechnung noch ein Entwurf ist oder Ihre Rolle Rechnungen, Kontakte und Adressen aktualisieren sowie Kunden, Kontakte und Adressen lesen darf.
Die gespeicherte Originalrechnung kann nicht automatisch korrigiert werden	Wenden Sie sich an Ihren KORONA Event-Supportkontakt. Die Korrektur wurde nicht ausgestellt.
Der verknüpfte KORONA-Beleg konnte nicht aktualisiert werden	Versuchen Sie es erneut, sobald die KORONA-Verbindung verfügbar ist. Bleibt der Fehler bestehen, wenden Sie sich an Ihren KORONA Event-Supportkontakt.
Auch Preis, Steuer oder Leistung ist falsch	Verwenden Sie keine reine Adresskorrektur, sondern den Prozess Ihres Teams für finanzielle Korrekturen oder Erstattungen.
Der Kunde kann nicht bearbeitet werden	Die Berechtigung Ihrer Rolle, Kundendaten zu aktualisieren.
Es sind zwei Datensätze für denselben Kunden vorhanden	Führen Sie keine manuelle Zusammenführung durch; befolgen Sie bitte das Verfahren zur Bereinigung von Duplikaten.