Eine E-Mail-Vorlage sicher bearbeiten

Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen, um Betreff, Text, Übersetzungen, Platzhalter und Anhänge für die Kundenkommunikation festzulegen.

Bearbeiten Sie Vorlagen sorgfältig. Ein fehlerhafter Platzhalter oder ein fehlender Anhang kann sich auf Bestätigungs-E-Mails, E-Mails mit Zahlungslinks, die Zustellung von Tickets oder betriebliche Mitteilungen auswirken.

Bevor Sie beginnen

Bestätigen Sie:

Welchen Vorlagentyp Sie gerade bearbeiten
Für welche Sprachen werden Inhalte benötigt?
Welche Platzhalter müssen in der Nachricht verbleiben?
Ob der Standardinhalt vor der Bearbeitung wiederhergestellt werden soll
ob Anlagen erforderlich sind
wie Sie die daraus resultierende E-Mail testen werden

Eine E-Mail-Vorlage öffnen

Öffnen Sie im Backoffice Comms.
Öffnen Sie E-Mail-Vorlagen.
Suchen Sie nach der Vorlage nach Typ oder Verwendungszweck.
Öffnen Sie die Vorlage.
Überprüfen Sie die Registerkarten Vorlagentyp, Betreff, Text, Sprache und Anhänge.

E-Mail-Vorlagen-Editor im Backoffice — Verwenden Sie den E-Mail-Vorlagen-Editor, um den Vorlagentyp, den Betreff, den Textkörper, die Sprachvarianten, die Aktion „Auf Standard zurücksetzen“, Platzhalter und Anhänge zu überprüfen.

Wählen Sie die Vorlage nach Auslöser aus

Der Vorlagentyp ist schreibgeschützt, da er das Ereignis identifiziert, das die E-Mail auslöst. Bearbeiten Sie die Zeile, deren Auslöser der Customer Journey entspricht:

Vorlagentyp	Gesendet an / wann	Typische Anhänge oder Inhalte
Bestellung reserviert	Kunde, dessen Bestellung reserviert, aber noch nicht gebucht wurde.	Zusammenfassung der Reservierung, Frist oder Zahlungshinweise.
Maßnahme seitens des Kunden erforderlich	Kunde, wenn im Workflow eine Zahlung oder eine andere Aktion seitens des Kunden erforderlich ist.	Zahlungslink und klarer nächster Schritt.
Bestellung erfasst	Kunde, sobald die Bestellung verbucht ist.	Bestätigungsdetails und konfigurierte Anhänge zu Tickets oder Bestellungen.
Bestellung aktualisiert	Kunde, wenn ein Aktualisierungs-Workflow diese Benachrichtigung ausdrücklich versendet.	Aktuelle Auftragsdetails; bitte prüfen Sie, ob neue Tickets beigefügt sind.
Bestellung storniert	Kunde nach der Stornierung.	Einzelheiten zur Stornierung und weitere Schritte.
Bestellung bezahlt	Der Kunde, sobald die Zahlung in einem Workflow abgeschlossen ist, der diese Nachricht versendet.	Zahlungsbestätigung und zugehörige Bestellunterlagen.
Bestellung erstattet	Der Vorgang „Kunde nach Rückerstattung“ wird als abgeschlossen erfasst.	Rückerstattungsbetrag und Referenzangaben.
Rechnung erstellt	Rechnungsempfänger, bei dem die Rechnungserstellung die Vorlage auslöst.	Rechnungsbeleg.
Anmelde-, Bestätigungs-, Einladungs- oder Passworttypen	Der Benutzer oder Kunde, dessen Kontoaktivität die Meldung ausgelöst hat.	Sicherer Aktionslink; in der Regel keine Eintrittskarte erforderlich.
Arten von Ressourcenbedarfen	Der Ressourcenbenutzer, wenn eine Anfrage, eine Antwort, eine Zuweisung oder eine Stornierung erfolgt.	Einzelheiten zu Veranstaltungen und der Zuweisung von Ressourcen.

Geplante E-Mails werden separat verwaltet. Sie werden unter Kommunikation > Geplante E-Mails erstellt, den Dienstleistungen zugewiesen und entsprechend der Buchungs- oder Startzeit versendet. Siehe Geplante E-Mail erstellen.

Anhänge, die in einer Vorlage konfiguriert sind, werden nur hinzugefügt, wenn genau diese Vorlage versendet wird. Tickets, Rechnungen und andere generierte Dokumente hängen zudem vom Auftragsstatus und dem Versand-Workflow ab. Testen Sie den tatsächlichen Auslöser, anstatt davon auszugehen, dass jede Bestätigung dieselben Dateien enthält.

Betreff und Text bearbeiten

Betreff aktualisieren.
Aktualisieren Sie den Haupttext.
Fügen Sie Platzhalter ausschließlich aus den in der Vorlage verfügbaren Vorschlägen ein.
Bewahren Sie die erforderlichen operativen Informationen auf, wie beispielsweise Auftragsnummer, Veranstaltungsname, Datum, Uhrzeit, Zahlungslink oder Link zum Herunterladen der Eintrittskarte.
Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede aktivierte Sprache.
Speichern Sie mit Aktualisieren.

Standardinhalte wiederherstellen

Verwenden Sie die Aktion „Auf Standard zurücksetzen“, wenn eine Vorlage wieder den Standardwert für den Betreff oder den Text von KORONA Event annehmen soll.

Vergleichen Sie nach der Wiederherstellung den Standardinhalt mit Ihren aktuellen betrieblichen Anforderungen, bevor Sie die Änderungen speichern. Der Standardinhalt enthält möglicherweise keine unternehmensspezifischen Formulierungen oder Anhänge.

Testen Sie die E-Mail

Nach der Bearbeitung:

eine sichere Testbestellung erstellen oder verwenden
Lösen Sie die E-Mail auf dieselbe Weise aus, wie es Ihre Mitarbeiter oder Kunden tun würden
Betreff, Text, Platzhalter, Links, Anhänge und Sprache bestätigen
Bitte überprüfen Sie, ob sich die Ticket-PDFs oder Zahlungslinks wie erwartet öffnen lassen.
Bitte stellen Sie sicher, dass die E-Mail gegebenenfalls in der Bestellhistorie erscheint

Erwartetes Ergebnis

Kunden erhalten übersichtliche E-Mails mit korrekten Angaben zu Bestellung, Zahlung, Veranstaltung, Eintrittskarte und Sprache, und die Mitarbeiter können sich bei der Kundenbetreuung auf den erneuten Versand verlassen.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Der Platzhaltertext wird wörtlich angezeigt	Die Schreibweise des Platzhalters, ob dieser aus Vorschlägen eingefügt wurde und ob die Vorlage diesen Platzhalter unterstützt.
Der Anhang fehlt	Anhänge in Vorlagen, Erstellung von Bestellbelegen, bisheriges Verhalten beim erneuten Versand sowie Dateigröße oder -typ.
Es wurde die falsche Sprache übermittelt	Kundensprache, Shop-Sprache, verfügbare Übersetzungen und Ausweichinhalte.
Die E-Mail ist nicht angekommen	E-Mail-Verlauf der Bestellung, Kundenadresse, gesperrter Versand, Status des Anbieters, Spam-Ordner und Aktion zum erneuten Versand.
Der Betreff- oder Texteditor lädt endlos oder zeigt Neu laden an	Speichern oder kopieren Sie alle noch nicht gespeicherten Arbeiten und wählen Sie anschließend Neu laden. Die Seite wird neu geladen, um die aktuellen Editor-Dateien abzurufen. Sollte das Laden erneut fehlschlagen, aktualisieren Sie die Vorlage bitte noch nicht. Notieren Sie sich die URL der Seite, den Browser, die Uhrzeit und erstellen Sie einen Screenshot für den Support.
Der Zahlungs- oder Ticket-Link ist falsch	Auftragsstatus, Zahlungsstatus, Rechnungsstatus sowie die Angabe, ob die E-Mail-Vorlage zum richtigen Workflow gehört.
In der E-Mail erscheint reines HTML	Überprüfen Sie jede Sprache auf Editor-Attribute wie `data-type`, `data-label` oder `contenteditable`.

In einer E-Mail wird der HTML-Quellcode des Editors angezeigt

Falls eine empfangene E-Mail ein `<span>`-Tag oder Editor-Attribute wie `data-type`, `data-label` oder `contenteditable` enthält:

Öffnen Sie die Vorlage, deren Vorlagentyp mit dem E-Mail-Auslöser übereinstimmt.
Überprüfen Sie Betreff und Text in jeder aktivierten Sprache. Der fehlerhafte Inhalt ist möglicherweise nur in einer Sprache vorhanden.
Löschen Sie einen betroffenen Platzhalter und fügen Sie ihn erneut aus den verfügbaren Vorschlägen ein; wählen Sie anschließend Aktualisieren. Beim Speichern stellt KORONA Event die übrigen erkannten Reste von Platzhaltern aus älteren Versionen wieder her, die es sicher identifizieren kann.
Sollten noch Rohtext aus dem Editor vorhanden sein, fügen Sie jeden verbleibenden betroffenen Platzhalter erneut ein. KORONA Event lässt aus Sicherheitsgründen nicht zugeordnete oder nicht übereinstimmende Platzhalter für den Beginn und das Ende eines Blocks unverändert; fügen Sie daher beide Platzhalter für diesen Block erneut ein. Falls die gesamte Vorlage betroffen ist und der Standardtext geeignet ist, verwenden Sie stattdessen Auf Standardbetreff und Standardtext zurücksetzen und wählen Sie anschließend erneut Aktualisieren.
Lassen Sie eine Test-E-Mail versenden und überprüfen Sie alle Sprachversionen, bevor Sie die E-Mail erneut an einen Kunden senden.

Kopieren Sie das `<span>`-Fragment nicht unverändert zurück in den Editor. Sollten die Attribute nach dem erneuten Einfügen des Platzhalters weiterhin vorhanden sein, wenden Sie sich bitte an den Support und geben Sie dabei die Kontodomäne, den Vorlagentyp, die betroffene Sprache sowie ein Beispiel der erhaltenen E-Mail an.