Fügen Sie im Backoffice manuell einen Auftrag hinzu

Verwenden Sie diese Option, wenn ein Kunde per Telefon, E-Mail oder am Schalter bestellt und Sie die Bestellung für ihn anlegen müssen, anstatt ihn über den Online-Shop weiterzuleiten.

Bevor Sie beginnen

• Sie benötigen eine Rolle mit der Berechtigung zum Anlegen von Aufträgen. Falls die Option Anlegen in der Auftragsliste nicht verfügbar ist, bitten Sie einen Administrator, Ihre Rolle zu überprüfen.
• Die Dienstleistungen, die Sie verkaufen möchten, müssen bereits vorhanden sein. Falls eine Dienstleistung fehlt, legen Sie bitte zunächst die Veranstaltung, den Eintritt, das Produkt oder den Gutschein an.
• Halten Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kunden bereit, falls dieser eine Bestätigungs- oder Zahlungs-E-Mail erhalten sollte.

Legen Sie die Standardzahlungsmethode für manuelle Bestellungen fest

Ein Administrator kann eine kontoweite Standardeinstellung für neue Aufträge festlegen, die im Backoffice angelegt werden:

1. Öffnen Sie Einstellungen > Kanäle sortieren.
2. Öffnen Sie den Back-Office-Auftragskanal.
3. Wählen Sie die Standardzahlungsmethode aus und klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.

Jede neue manuell erfasste Bestellung übernimmt diese Einstellung, auch Bestellungen, die von anderen Mitarbeitern oder in einem anderen Browser erstellt wurden. Die Mitarbeiter können die Zahlungsart für eine einzelne Bestellung weiterhin ändern.

Bestellung erstellen

1. Öffnen Sie Vertrieb > Aufträge und wählen Sie Anlegen. Sie können auch das globale Suchfeld in der Seitenleiste öffnen und die Schnellaktion Neuer Auftrag auswählen.
2. Ein neuer Auftrag wird auf der Registerkarte Dienstleistungen geöffnet, auf der Ihre Veranstaltungen, Veranstaltungsvorlagen, Eintritte, Produkte und Gutscheine aufgelistet sind.
3. Wählen Sie die Dienstleistung aus, die Sie hinzufügen möchten. Je nach Dienstleistung durchläuft der Auswahlvorgang verschiedene Schritte wie Datum, Preise, Teilnehmerdaten, Buchungsdaten und Zugehörige Produkte.
4. Geben Sie die Anzahl für jede Preiskategorie ein und vervollständigen Sie die erforderlichen Teilnehmer- oder Buchungsangaben.
5. Wählen Sie Zur Bestellung hinzufügen. Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere Dienstleistungen.

In der Spalte Kapazität wird die genaue verbleibende Kapazität für eine einmalige Veranstaltung oder eine Veranstaltung ohne wählbare Startzeiten angezeigt. Bei zeitlich festgelegten wiederkehrenden Angeboten wird stattdessen Je nach Startzeit unterschiedlich angezeigt. Wählen Sie das Angebot und eine Startzeit aus, um die genaue Verfügbarkeit für diesen Termin anzuzeigen.

Die Dienstleistungsliste beginnt mit den bevorstehenden Angeboten. Öffnen Sie den Filter und wählen Sie Alle von heute aus, um alle Veranstaltungen des heutigen Tages einzubeziehen, einschließlich derjenigen, die bereits beendet sind. Diese Ansicht nutzt keine Echtzeit-Verfügbarkeitsdaten zum Filtern der Liste, sodass bereits abgeschlossene Termine weiterhin für Korrekturprozesse verfügbar bleiben. Wählen Sie ein benutzerdefiniertes Datum aus, wenn Sie einen anderen Tag benötigen; für die vergangenen sieben Tage stehen Ihnen die entsprechenden Daten zur Verfügung. Das ausgewählte Datum wird bei wiederkehrenden Angeboten in deren Zeitauswahl übernommen.

Wählen Sie den Kunden und die Zahlungsart aus

1. Wählen Sie in der Seitenleiste „Bestellung“ unter Kunde auswählen den Kunden aus oder legen Sie im selben Feld einen neuen Kunden an.
2. Überprüfen Sie die Übersicht unter Kundeninformationen. Sie können festlegen, welche der Adressen des Kunden für diese Bestellung als Rechnungsadresse und Lieferadresse verwendet werden soll.
3. Überprüfen Sie die übernommenen Zahlungsart. Ändern Sie diese, falls für diese einzelne Bestellung eine andere Zahlungsart erforderlich ist, beispielsweise Online / Zahlung per Link oder Vor Ort.
4. Falls der Kunde über einen Gutschein oder einen Rabattcode verfügt, geben Sie diesen bitte in das Feld Gutschein oder Rabattcode ein und wählen Sie Anwenden.

Erstellen Sie anhand der Bestellung einen neuen Kunden

Wenn der Kunde noch nicht in der Liste aufgeführt ist:

1. Geben Sie den Namen des Kunden unter Kunde auswählen ein.
2. Wählen Sie „Neuen Kunden anlegen“ aus. KORONA Event öffnet das Formular zur Kundenanlage und füllt die Felder „Vorname“ und „Nachname“ mit den von Ihnen eingegebenen Daten aus.
3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und alle weiteren erforderlichen Angaben ein und wählen Sie anschließend Erstellen.

So wird der eingegebene Name aufgeteilt:

Zweitnamen werden mit dem Vornamen zusammengefasst. Gängige Nachnamensbestandteile wie von, zu, van und van der werden mit dem Nachnamen zusammengefasst. Ein Komma bedeutet, dass der Nachname an erster Stelle steht: `Last, First`.

Sollten Vorname und Nachname in den falschen Feldern stehen, wählen Sie bitte vor dem Speichern die Option zum Vertauschen von Vorname und Nachname aus.

Schließen Sie mit der richtigen Maßnahme ab

Die Schaltflächen am unteren Rand der Seitenleiste legen fest, was als Nächstes geschieht. Bei jeder Aktion wird ein Bestätigungsfenster angezeigt, in dem angegeben wird, ob eine E-Mail versendet wird.

• Mit der Funktion „Zahlung einleiten“ wird die Bestellung verbucht, eine Buchungsbestätigung per E-Mail versendet und der Kunde zur Zahlung aufgefordert.
• „Buchen“ kennzeichnet die Bestellung als gebucht und versendet eine Buchungsbestätigung, ohne eine Zahlung anzufordern.
• Reservieren sperrt die Dienste und versendet eine Reservierungs-E-Mail. Reservierungen, deren Frist abgelaufen ist, verfallen automatisch; siehe Reservierungen und Fristen für unbezahlte Bestellungen konfigurieren.
• Mit „Anfrage“ wird der Auftrag in den Status „Anfrage“ versetzt, damit zunächst die Verfügbarkeit und die Personalausstattung geprüft werden können. Es wird keine E-Mail versendet.

Die Optionen Anfordern, Buchen und Reservieren stehen im Dropdown-Menü neben Zahlung einleiten zur Auswahl.

Im Online-Shop wird durch die Checkout-Richtlinie der jeweiligen Dienstleistung festgelegt, ob Kunden eine Anfrage stellen, eine Reservierung vornehmen oder eine Buchung tätigen. Im Backoffice wählen Sie die Aktion selbst aus. Die Optionen für die Checkout-Richtlinie finden Sie unter Ihren Online-Shop konfigurieren.

Erwartetes Ergebnis

Die Bestellung enthält eine Nummer, die ausgewählten Leistungen, den entsprechenden Kunden sowie den von Ihnen gewählten Status. Tickets, Gutscheine und Rechnungen werden je nach Aktion und Zahlungsart erstellt und erscheinen in der Übersicht der Bestellung unter Downloads sowie auf der Registerkarte Dokumente.

Fehlerbehebung

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