E-Rechnung mit ZUGFeRD versenden

Verwenden Sie diese Anleitung, wenn ein Unternehmen oder eine Behörde eine E-Rechnung anfordert. Mit KORONA Event können strukturierte Rechnungsdaten mithilfe von ZUGFeRD / Factur-X mit dem Profil EN 16931 in die Rechnungs-PDF eingebettet werden. Der Empfänger kann die PDF-Datei lesen und die eingebetteten Daten mit kompatibler Buchhaltungssoftware verarbeiten.

PDF, ZUGFeRD und XRechnung

Format	Was der Empfänger erhält	Was dies in KORONA Event bedeutet
Einfaches PDF	Ein lesbares Dokument ohne strukturierte Daten zur Rechnung.	Ein PDF-Download allein gibt keinen Aufschluss darüber, ob Daten aus E-Rechnungen enthalten sind.
ZUGFeRD / Factur-X	Ein lesbares PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Rechnungsdaten.	Bei unterstützten Rechnungen bindet KORONA Event `factur-x.xml` in die PDF-Datei der Rechnung ein.
XRechnung	Strukturiertes XML gemäß den deutschen XRechnung-Anforderungen.	Das Backoffice bietet weder einen separaten XML-Download für XRechnung noch eine Formatauswahl an.

ZUGFeRD verfügt über mehrere Profile. Das hier verwendete EN 16931-Profil ist nicht das XRECHNUNG-Profil. Das Hinzufügen einer Leitweg-ID oder das Extrahieren des XML aus der PDF-Datei führt nicht zu einer Konvertierung in XRechnung. Hintergrundinformationen zu den Formaten finden Sie in der ZUGFeRD-Spezifikation von FeRD und in den XRechnung-FAQ des Bundes.

E-Rechnungsrichtlinie konfigurieren

Sie benötigen die Berechtigung, um Ihr Kontoprofil zu bearbeiten.

Öffnen Sie Verwaltung > Account und wählen Sie Informationen zur Abrechnung aus.
Wählen Sie unter E-Rechnungen eine E-Rechnungsrichtlinie aus. Unter Plattformstandard wird die Richtlinie angezeigt, die übernommen wird, wenn Sie Plattformstandard verwenden auswählen. Die Erläuterung unterhalb des Feldes beschreibt das ausgewählte Verhalten.
Wählen Sie Speichern.

Ist die Auswahl deaktiviert, ist die E-Rechnung für Ihr Konto nicht aktiviert. Wenden Sie sich bitte an den Support; die Auswahl einer E-Rechnungsrichtlinie aktiviert die Funktion nicht automatisch.

E-Rechnungsrichtlinie

Setzt die Aktivierung von E-Rechnungen für das Konto voraus.

Option	Was sie bewirkt	Wann sie sinnvoll ist	Worauf Sie achten sollten
Plattformstandard verwenden	Verwendet die neben dem Feld angezeigte Plattformrichtlinie.	Wenn das zentral konfigurierte Verhalten gelten soll.	Eine spätere Änderung des Plattformstandards ändert auch das geerbte Verhalten.
Aus	Erstellt Rechnungs-PDFs ohne strukturierte E-Rechnungsdaten.	Wenn Ihr Rechnungsablauf keine strukturierten Rechnungsdaten benötigt.	Eine einfache PDF-Datei erfüllt keine Anforderung des Empfängers an eine E-Rechnung.
Automatisch	Fügt ZUGFeRD-XML hinzu, wenn die Rechnung unterstützt wird und die Erstellung erfolgreich ist.	Wenn bei nicht erzeugbaren strukturierten Daten eine einfache PDF-Rechnung zulässig ist.	Nicht unterstützte Rechnungen oder Validierungsfehler können zu einer einfachen PDF-Datei führen.
Erforderlich	Verlangt gültige ZUGFeRD-XML-Daten bei der Erstellung von Rechnungs-PDFs.	Wenn Rechnungen nicht als einfache PDF-Dateien ausgeliefert werden dürfen.	Nicht unterstützte Rechnungen oder Validierungsfehler stoppen die PDF-Erstellung und können den Dokumentversand blockieren.

Rechnungsinformationen mit E-Rechnungsrichtlinie und Plattformstandard — Legen Sie fest, ob neue Rechnungs-PDFs die Plattform-Standardeinstellung verwenden, Daten zu E-Rechnungen weglassen, einen Fallback auf ein einfaches PDF zulassen oder strukturierte Daten erfordern sollen.

Diese Richtlinie gilt bei der Erstellung von Rechnungs-PDFs, einschließlich Rechnungen für Privatkunden. Sie ist nicht auf Unternehmen oder Kunden mit einer Leitweg-ID beschränkt. Die Prüfungen auf unterstützte Länder, Steuern, Beträge und Zahlungsverrechnungen gelten weiterhin.

Vorhandene Rechnungs-PDFs werden unverändert wiederverwendet. Eine Änderung dieser Einstellung führt nicht dazu, dass XML in einem vorhandenen PDF hinzugefügt oder entfernt wird. Es werden auch keine E-Mails versendet: Der normale E-Mail-Workflow für Rechnungen versendet das Rechnungs-PDF einschließlich des darin eingebetteten XML, sofern vorhanden. Diese Auswahlmöglichkeiten steuern die ZUGFeRD-Daten im PDF; sie bieten keinen eigenständigen Download einer XRechnung an.

Bevor Sie die Rechnung ausstellen

Erkundigen Sie sich beim Empfänger, welches Format, welches Profil und welchen Übermittlungskanal er akzeptiert. Falls er ausdrücklich XRechnung oder ein bestimmtes Einreichungsportal verlangt, klären Sie den Übermittlungsprozess mit dem KORONA Event-Support ab, bevor Sie versichern, dass die PDF-Rechnung aus KORONA Event diese Anforderung erfüllt.
Stellen Sie sicher, dass der Name, die Adresse, das Land, die Steuerangaben und die Bankverbindung für Rechnungen Ihrer Organisation vollständig und korrekt sind.
Wählen Sie den richtigen Kunden und die richtige Rechnungsadresse aus, einschließlich des Firmennamens und des Landes.
Erfragen Sie bei einer deutschen Behörde deren Leitweg-ID und speichern Sie diese vor der Ausstellung der Rechnung beim Firmenkunden. Folgen Sie der Anleitung Firmenkunden verwalten.

KORONA Event übernimmt die Leitweg-ID des Kunden bei der Erstellung der Rechnung in die Käuferreferenz (BT-10) der Rechnung. Ein Rechnungsentwurf übernimmt den Wert, der bei der Veröffentlichung hinterlegt ist. Eine spätere Änderung des Kunden führt nicht zu einer Aktualisierung der Käuferreferenz einer bereits ausgestellten Rechnung.

Rechnung herunterladen und versenden

Stellen Sie die Rechnung über Ihren üblichen Arbeitsablauf aus. Bei einem vorhandenen Entwurf befolgen Sie bitte die Anleitung unter Rechnungsentwurf veröffentlichen.
Öffnen Sie im Backoffice Verkauf > Rechnungen, wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf Rechnung herunterladen.
Senden Sie die heruntergeladene PDF-Datei über den mit dem Empfänger vereinbarten Kanal. Bewahren Sie die ursprüngliche, heruntergeladene Datei auf; beim Ausdrucken oder Exportieren in eine neue PDF-Datei kann das darin eingebettete XML verloren gehen.

Wenn die Erstellung erfolgreich war, enthält die PDF-Datei factur-x.xml. Um dies zu überprüfen, öffnen Sie die Datei in einem PDF-Reader, der eingebettete Anhänge unterstützt. In der PDF-Vorschau eines Browsers wird möglicherweise nur die lesbare Rechnung angezeigt. Der Empfänger benötigt kompatible Software, um die strukturierten Daten zu verarbeiten.

Falls die E-Rechnung nicht verfügbar ist

Situation	Was ist zu tun?
Das PDF enthält kein eingebettetes XML	Bitten Sie den Support, die Aktivierung Ihres Kontos zu bestätigen und zu prüfen, ob die Rechnung die Voraussetzungen erfüllt. Falls Ihr Konto Rechnungen ohne strukturierte Daten zulässt, kann auch bei einer nicht unterstützten Rechnung oder einem Validierungsfehler weiterhin ein einfaches PDF erstellt werden.
Die PDF-Datei der Rechnung kann nicht erstellt werden	Falls für Ihr Konto Daten für E-Rechnungen erforderlich sind, wird die Erstellung unterbrochen, sobald keine gültigen strukturierten Daten bereitgestellt werden können. Wenden Sie sich bitte an den Support, bevor Sie versuchen, das Dokument zu übermitteln.
Der Empfänger benötigt XRechnung	Bitte klären Sie das erforderliche Profil und den Übermittlungsweg mit dem Empfänger und dem Support ab. Benennen Sie die PDF-Datei oder die darin eingebettete XML-Datei nicht um, um sie als XRechnung darzustellen.
In einer ausgestellten Rechnung fehlt die Leitweg-ID	Die Aktualisierung des Firmenkunden wirkt sich auf zukünftige Rechnungen aus. Wenden Sie sich bezüglich des bestehenden Dokuments an den Support; durch erneutes Herunterladen wird die neue Käuferreferenz nicht hinzugefügt.