Verwalten Sie Firmenkunden, Ansprechpartner und Adressen

Verwenden Sie einen Firmenkunden, wenn nicht eine Einzelperson, sondern eine Organisation der Kontoinhaber ist. Das Unternehmen verfügt über einen Firmennamen, mehrere Ansprechpartner sowie getrennte Rechnungs- und Lieferadressen.

Wann Sie diesen Artikel nutzen sollten

Nutzen Sie diesen Artikel, wenn Sie Folgendes benötigen:

einen Firmenkunden anlegen oder bearbeiten
Fügen Sie Ansprechpartner für verschiedene Abteilungen oder Zuständigkeitsbereiche hinzu
Wählen Sie den Hauptansprechpartner aus
die für die elektronischen Rechnungen einer Behörde erforderliche Leitweg-ID speichern
die Felder „Empfänger“, „z. Hd.“ und „Abteilung“ auf Rechnungen, Lieferscheinen, Etiketten, in Exportdateien und Vorlagen steuern
Bitte prüfen Sie, warum in einem bestehenden Dokument noch frühere Kundendaten angezeigt werden

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen Zugriff auf Vertrieb > Kunden sowie die Berechtigung, die entsprechenden Kunden-, Kontakt- und Adressdaten anzulegen oder zu aktualisieren.

Falls Ihr Unternehmen KORONA einsetzt, werden Kundenänderungen derzeit beim Speichern des Kunden synchronisiert. Ein Verbindungsproblem mit KORONA kann daher dazu führen, dass der Speichervorgang nicht abgeschlossen werden kann.

Einen Firmenkunden anlegen

Öffnen Sie im Backoffice Vertrieb > Kunden.
Wählen Sie Erstellen.
Wählen Sie unter Kontotyp die Option Unternehmen aus.
Geben Sie den Namen des Unternehmens ein. Ohne diese Angabe kann ein Firmenkunde nicht gespeichert werden.
Geben Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des ersten Ansprechpartners ein. Verwenden Sie das Feld Funktion, um dessen Zuständigkeitsbereich anzugeben, z. B. „Finanzen“ oder „Veranstaltungsorganisation“.
Fügen Sie Angaben zu Festnetz, Mobilfunk, Sprache, Steuerkennzeichen, Gruppe und externen Referenzen hinzu, wenn Ihr Arbeitsablauf dies erfordert.
Falls es sich bei dem Unternehmen um eine deutsche Behörde handelt, geben Sie deren Leitweg-ID für elektronische Rechnungen ein.
Geben Sie die Rechnungs- und Lieferadresse ein oder speichern Sie den Kunden und fügen Sie die Adressen später über den Kundendatensatz hinzu.
Wählen Sie Erstellen.

Der Firmenname dient zur Identifizierung des Kontos in den Kunden- und Kassendisplays. Der Name des Ansprechpartners sowie dessen Kontaktdaten bleiben separat verfügbar.

Fügen Sie eine Leitweg-ID für elektronische Rechnungen hinzu

Geben Sie die von einer deutschen Behörde für den Firmenkunden bereitgestellte Leitweg-ID ein. KORONA Event überprüft die Gültigkeit der Kennung und speichert sie für den Kunden.

Wenn KORONA Event eine elektronische Rechnung für diesen Kunden ausstellt, übernimmt es die aktuelle Leitweg-ID als Käuferreferenz (BT-10) in die Rechnung. Der übernommene Wert bleibt in der Rechnung erhalten, auch wenn der Kunde später gewechselt wird. Rechnungen, die bereits vor der Einführung der Leitweg-ID ausgestellt wurden, werden nicht geändert; ein Rechnungsentwurf verwendet den zum Zeitpunkt seiner Erstellung aktuellen Wert.

Falls Ihr Unternehmen KORONA.studio nutzt, wird die Leitweg-ID dort ebenfalls mit dem Kundendatensatz synchronisiert.

Ansprechpartner hinzufügen und bearbeiten

Öffnen Sie den Firmenkunden.
Öffnen Sie die Registerkarte „Kontakte“.
Wählen Sie Kontakt hinzufügen.
Geben Sie je nach Bedarf den Namen, die E-Mail-Adresse, die Funktion, die Festnetznummer, die Handynummer, die Sprache und die Anrede des Ansprechpartners ein.
Wählen Sie Speichern.

Verwenden Sie die Bearbeitungsfunktion auf einer Kontaktkarte, um die Angaben zu dieser Person zu korrigieren. Die Kontakte gehören zum selben Unternehmenskonto und nutzen dessen Bestell-, Rechnungs- und Adressdaten gemeinsam.

Wählen Sie den Hauptansprechpartner aus

Der Hauptansprechpartner ist die zentrale Kontaktperson des Unternehmens.

Öffnen Sie die Registerkarte „Kontakte“ des Unternehmens.
Ermitteln Sie die Kontaktperson, die als Hauptansprechpartner fungieren soll.
Wählen Sie „Primären Ansprechpartner festlegen“ aus.
Bitte überprüfen Sie, ob bei diesem Kontakt das Abzeichen „Primär“ angezeigt wird.

Sie können den aktuellen Hauptansprechpartner nicht löschen. Legen Sie zunächst einen anderen Ansprechpartner als Hauptansprechpartner fest und löschen Sie dann den alten Ansprechpartner, falls dieser nicht mehr benötigt wird.

Rechnungs- und Lieferadressen verwalten

Öffnen Sie die Registerkarte Adressen im Kundenstamm des Unternehmens, um Adressen hinzuzufügen oder zu bearbeiten und die Standard-Rechnungs- und Lieferadressen festzulegen.

Feld	Was es steuert
Adressetikett	Eine interne Bezeichnung, die den Mitarbeitern hilft, Standorte voneinander zu unterscheiden.
Name des Empfängers	Die Person oder die Stelle, an die das Dokument oder die Sendung zu übermitteln ist.
Pflege von	Eine Anschrift mit dem Vermerk „z. Hd.“ oder „Rezeption“, die vor dem Straßennamen angegeben ist.
Abteilung	Die Abteilung, die zur Straße hin liegt.
Straße	Die Hauptstraße und die Hausnummer.
Optionale Einheit, Gebäude usw.	Eine Einheit, ein Eingang, eine Etage, eine Laderampe oder ein anderer Anbau zur Straße hin.
Stadt, Region, Postleitzahl, Land	Der Postempfänger.
Standard-Rechnungsadresse	Die für Rechnungen und Abrechnungsunterlagen vorgeschlagene Adresse.
Standard-Lieferadresse	Die für Lieferscheine und den Versand vorgeschlagene Adresse.

Wählen Sie „Lieferadresse entspricht der Rechnungsadresse“ aus, wenn für beide Belegarten dieselbe Adresse verwendet werden soll.

Reihenfolge der Dokumentempfänger überprüfen

KORONA Event formatiert eine vollständige Firmenadresse in folgender Reihenfolge:

Name des Empfängers
im Auftrag von
Abteilung
Straße
optionale Einheit, Gebäude oder sonstige Straßenergänzung
Postleitzahl und Ort
Region und Land, sofern erforderlich

In Bestellungen werden die ausgewählten Rechnungs- und Lieferadressdaten gespeichert. Eine spätere Bearbeitung der Kundenadresse führt nicht automatisch zu einer Überschreibung der gespeicherten Daten in bestehenden Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheinen.

Wenn eine ausgewählte Kundenadresse nicht mehr mit der in einer Bestellung gespeicherten Adresse übereinstimmt, wird in der Bestell-Seitenleiste unterhalb der entsprechenden Adresse der Hinweis „Die gespeicherte Bestelladresse weicht von der aktuellen Kundenadresse ab“ angezeigt. Überprüfen Sie die aktuelle Kundenadresse und wählen Sie anschließend Bestelladresse aktualisieren, um die gespeicherte Bestelladresse zu ersetzen. Diese Änderung gilt für Dokumente, die anschließend auf der Grundlage dieser Bestellung erstellt werden; bereits vorhandene Rechnungen und Lieferscheine behalten ihre eigenen gespeicherten Angaben bei.

Bitte überprüfen Sie Ihre Arbeit

Vergewissern Sie sich nach dem Speichern, dass:

In der Kundenkopfzeile wird die Art des Firmenkontos angezeigt
Der Firmenname ist vorhanden
Alle erforderlichen Ansprechpartner sind auf der Registerkarte Kontakte aufgeführt
Der richtige Ansprechpartner ist mit dem Abzeichen Primär gekennzeichnet
Die Leitweg-ID ist vorhanden, wenn der Kunde diese für elektronische Rechnungen benötigt
Auf der Registerkarte Adressen werden die voreingestellten Rechnungs- und Lieferadressen angezeigt
Die Zeilen für Empfänger, c/o und Abteilung erscheinen vor der Straße
Jede Bestelladresse stimmt entweder mit der aktuellen Kundenadresse überein oder es wird eine Warnung wegen einer festgestellten Abweichung angezeigt

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Das Unternehmen ist nicht mehr zu retten	Geben Sie einen Firmennamen ein und füllen Sie alle erforderlichen Kontaktfelder aus.
Die Funktion „Hauptansprechpartner festlegen“ ist nicht verfügbar	Bitte überprüfen Sie, ob Ihre Rolle die Berechtigung zum Aktualisieren von Kontakt- und Kundendaten besitzt.
Ein Kontakt kann nicht gelöscht werden	Legen Sie zunächst einen anderen Kontakt als primären Kontakt fest. Der Kontakt, der zum Öffnen der aktuellen Kundenansicht verwendet wurde, kann ebenfalls nicht aus dieser Ansicht gelöscht werden.
Auf einer alten Rechnung sind noch frühere Angaben zu sehen	In den vorhandenen Dokumenten sind die Empfängerdaten gespeichert. Aktualisieren Sie die Kundendaten für zukünftige Dokumente und befolgen Sie Ihren Finanzprozess für etwaige Korrekturen an bereits abgeschlossenen Dokumenten.
Die Leitweg-ID kann nicht gespeichert werden	Vergleichen Sie diese mit der vom Kunden angegebenen Kennung. KORONA Event überprüft die Struktur der Leitweg-ID sowie deren Prüfziffern.
Eine ausgestellte Rechnung weist keine Leitweg-ID auf	Bereits ausgestellte Rechnungen werden nicht geändert. Speichern Sie die Leitweg-ID beim Firmenkunden, bevor Sie die nächste Rechnung ausstellen.
Die Lieferadresse unterscheidet sich von der Kundenadresse	Überprüfen Sie die aktuelle Kundenadresse. Sollte diese für die Bestellung verwendet werden sollen, wählen Sie unterhalb der Rechnungs- oder Lieferadresse die Option Bestelladresse aktualisieren aus.
Ein neues Dokument weist den falschen Empfänger auf	Bitte überprüfen Sie die ausgewählte Rechnungs- oder Lieferadresse sowie die Felder „Empfänger“, „z. Hd.“ und „Abteilung“.
Das Speichern schlägt fehl, solange KORONA nicht verfügbar ist	Versuchen Sie es erneut, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte unter Angabe Ihrer Kundennummer und des Zeitpunkts des fehlgeschlagenen Speichervorgangs an den KORONA Event-Support.