Ressourcen für Räume, Leitfäden, Ausrüstung oder Personal anlegen

Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Personen, Räume und die Ausrüstung festlegen, auf die Ihre Veranstaltungen angewiesen sind. Veranstaltungen greifen später über Anforderungen auf diese Ressourcen zurück; daher entscheidet die hier vorgenommene Einrichtung darüber, was zugewiesen werden kann und welche Kapazität eine Rolle oder Funktion bereitstellt.

Formular zur Bestandsaufnahme von Ressourcen (Ausrüstung oder Personal) — Legen Sie den Ressourcentyp, die Identität, die Eigenschaften, die Kapazität und die Verfügbarkeit fest, die bei Buchungen verwendet werden.

Bevor Sie beginnen

Entscheiden Sie:

Wen oder was Sie registrieren: Personen gehören unter Mitarbeiter, Räume und Ausrüstung unter Bestand
welche Rollen (für Personen) oder Funktionen (für Räume und Ausrüstung) die jeweilige Ressource erfüllen kann, wie beispielsweise „Reiseführer“, „Raum“ oder „Audioguide“
Wie viele Teilnehmer kann jede Rolle bzw. Funktion gleichzeitig betreuen?
wenn die Ressource verfügbar ist

Einen Mitarbeiter anlegen

Öffnen Sie im Backoffice Ressourcen > Mitarbeiter und wählen Sie Anlegen.
Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein. Eine E-Mail-Adresse ist erforderlich, falls die Person auf Anfragen antworten oder sich anmelden soll.
Aktivieren Sie die Option „Anmeldung aktivieren“, falls die betreffende Person ein eigenes Konto mit eingeschränkten Rechten benötigt.
Fügen Sie Tags hinzu, um ähnliche Mitarbeiter zu gruppieren, beispielsweise nach Sprache oder Standort.
Wählen Sie unter Rollen die Rolle aus, in der die Person tätig sein kann, und legen Sie anschließend die Kapazität fest: Unbegrenzt oder Begrenzt mit der Anzahl der Teilnehmer, die die Person in dieser Rolle betreuen kann. Wählen Sie Die Kapazität dieser Rolle kann auf mehrere Veranstaltungen verteilt werden, wenn dieselbe Person gleichzeitig bei mehreren Veranstaltungen eingesetzt werden kann. Verwenden Sie Weitere Rolle hinzufügen für Personen mit mehr als einer Aufgabe.
Legen Sie die Verfügbarkeit fest: Immer verfügbar, Arbeitszeiten mit Zeitfenstern für jeden Wochentag oder Nicht verfügbar.
Überprüfen Sie das gesamte Formular und wählen Sie anschließend unterhalb der Felder die Option Erstellen aus.

Einen Lagerartikel anlegen

Öffnen Sie Ressourcen > Bestand und wählen Sie Erstellen.
Wählen Sie den Typ aus: Raum für Räume und feste Standorte, Material für bewegliche Gegenstände.
Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein, falls eine Team-Mailbox Mitteilungen zu den Ressourcen erhalten soll.
Fügen Sie Tags hinzu und definieren Sie anschließend Funktionen mit einer bestimmten Kapazität – genau wie bei den Mitarbeiterrollen.
Legen Sie die Verfügbarkeit fest: Immer verfügbar, Verfügbare Zeiten (Öffnungszeiten für Räume) oder Nicht verfügbar.
Überprüfen Sie das gesamte Formular und wählen Sie anschließend unterhalb der Felder die Option Erstellen aus.

Rollen, Funktionen und Tags verwalten

Wählen Sie das Zahnrad-Symbol neben der Spaltenüberschrift Rollen, Funktionen oder Tags in der Mitarbeiter- oder Bestandsliste aus:

Unter Ressourcenfunktionen sind alle Rollen und Funktionen aufgeführt. Für jede davon wird festgelegt, ob mehrere Ereignisse eine Ressource mit dieser Funktion gleichzeitig nutzen können, sowie der Abfragemodus (Automatisch oder Manuell) und der Zuweisungsmodus (Automatische Zuweisung, Erster, der akzeptiert oder Manuelle Überprüfung).
Unter Ressourcen-Tags werden Tags mit ihrem zugehörigen Typ aufgelistet.

Erwartetes Ergebnis

Die Ressource wird in der Mitarbeiter- oder Bestandsliste mit ihren Rollen bzw. Funktionen, Tags und ihrer Verfügbarkeit angezeigt, und die Verantwortlichen können sie auswählen, wenn Sie einen Ressourcenbedarf für eine passende Rolle oder Funktion hinzufügen.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Die Ressource wird beim Hinzufügen einer Anforderung nicht angezeigt	Die Rolle oder Funktion der Anforderung muss mit einer der Ressource zugewiesenen Rolle oder Funktion übereinstimmen; archivierte Ressourcen sind davon ausgenommen.
Die Ressource kann keine Anfragen entgegennehmen	Für die Ressource ist eine E-Mail-Adresse erforderlich.
Die Kapazität scheint bei Veranstaltungen zu gering zu sein	Rolle oder Funktionskapazität, das Kontrollkästchen „Gemeinsame Kapazität“ und sich überschneidende Ereignisse.
Die Ressource kann niemals gebucht werden	Die Verfügbarkeit ist auf Nicht verfügbar gesetzt, oder die Arbeitszeiten decken die Veranstaltungszeiten nicht ab.