Ressourcen für Wartungszwecke oder den privaten Gebrauch sperren
Verwenden Sie diese Funktion, wenn ein Raum, ein Gerät, ein Fahrzeug oder ein Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum nicht gebucht werden darf, beispielsweise während Reparaturarbeiten, Reinigungsarbeiten, im Urlaub oder bei einer privaten Vermietung. Es gibt keine separate „Wartungs“-Funktion; die Sperrung erfolgt über Verfügbarkeitseinträge und die Verfügbarkeitseinstellungen der jeweiligen Ressource.
Bevor Sie beginnen
Bestätigen Sie:
- Welche Ressource ist davon betroffen und für welchen Zeitraum?
- ob es sich bei dem Block um einen einmaligen Zeitraum oder um ein wiederkehrendes Muster handelt
- ob für die Ressource in diesem Zeitraum bereits Zuweisungen vorliegen
Einen Zeitraum im Kalender sperren
- Öffnen Sie im Backoffice den Kalender.
- Wählen Sie den Zeitraum aus, den Sie sperren möchten, indem Sie den Mauszeiger im Kalender ziehen. In der Ressourcen-Zeitleistenansicht (Schaltfläche Ressourcen in der Kalender-Symbolleiste) ziehen Sie direkt an der Zeile der jeweiligen Ressource.
- Öffnen Sie im Dialogfeld die Registerkarte Verfügbarkeit.
- Wählen Sie die Ressource aus.
- Geben Sie einen Namen ein, der den Block beschreibt, zum Beispiel „Wartung“ oder „Private Vermietung“.
- Stellen Sie Verfügbarkeit auf Nicht verfügbar ein.
- Wählen Sie unter Wiederholungen für einen einmaligen Termin die Option Keine Wiederholung aus oder wählen Sie für wiederkehrende Termine Täglich, An jedem Wochentag (Montag bis Freitag), Wöchentlich am ausgewählten Wochentag oder Benutzerdefiniert... aus.
- Wählen Sie Erstellen.
Der Eintrag wird im Kalender angezeigt. Wählen Sie ihn später aus, um ihn zu aktualisieren, oder löschen Sie ihn im selben Dialogfeld mit Löschen.
Die allgemeine Verfügbarkeit der Ressource ändern
Bei längeren oder zeitlich unbegrenzten Blöcken bearbeiten Sie bitte die Ressource selbst:
- Öffnen Sie Ressourcen > Mitarbeiter oder Ressourcen > Bestand und öffnen Sie die Ressource zur Bearbeitung.
- Wählen Sie unter Verfügbarkeit die Option Nicht verfügbar aus, um alle Buchungen zu unterbinden, oder passen Sie die Öffnungszeiten (Verfügbare Zeiten für Materialien, Öffnungszeiten für Räume) an, um die betroffenen Tage oder Zeiten auszuschließen.
- Speichern Sie die Ressource.
Verwenden Sie Nicht verfügbar für zeitlich unbegrenzte Sperrungen, wie beispielsweise bei einem defekten Gerät; verwenden Sie einen Kalendereintrag für alle Fälle mit bekanntem Beginn und Ende, damit die Ressource automatisch wieder freigegeben wird.
Sie können auf dieselbe Weise auch einen Eintrag mit dem Status Verfügbar hinzufügen, um eine Ausnahme innerhalb eines ansonsten gesperrten Zeitraums zuzulassen, beispielsweise an einem Arbeitssamstag.
Erwartetes Ergebnis
Während des gesperrten Zeitraums kann die Ressource nicht zugewiesen werden, und Veranstaltungen, die diese Ressource benötigen, weisen für diesen Zeitraum eine reduzierte oder gar keine buchbare Kapazität auf.
Fehlerbehebung
| Problem | Was Sie überprüfen sollten |
|---|---|
| Auch während des Sperrzeitraums gehen weiterhin Buchungen ein | Die Ressource, der Zeitraum und die Wiederholungsregel des Eintrags; andere Ressourcen mit derselben Rolle oder Funktion können das Ereignis dennoch abdecken. |
| Die Registerkarte „Verfügbarkeit“ wird nicht angezeigt | Ihr Konto benötigt die Berechtigung zum Anlegen von Verfügbarkeitsbuchungen; wenden Sie sich bitte an einen Administrator. |
| Veranstaltungen im gesperrten Zeitraum werden weiterhin personell betreut | Eine bereits vor der Blockierung vorliegende Zuweisung; entfernen oder ändern Sie diese unter Ressourcen > Zuweisung. |
| Die Ressource kann nach der Wartung weiterhin nicht gebucht werden | Eine noch vorhandene Einstellung „Nicht verfügbar“ für die Ressource oder ein wiederkehrender Eintrag zur Nichtverfügbarkeit. |
