Teilnehmerdaten exportieren

Nutzen Sie diesen Artikel, wenn Sie eine Teilnehmerdatei für einen Veranstaltungstag, einen Caterer, einen Partner oder einen Abgleich benötigen – als CSV- oder Excel-Datei.

Teilnehmerliste mit Veranstaltungs- und Ticketangaben — Filtern Sie die Teilnehmerliste, bevor Sie die Betriebsdaten überprüfen oder exportieren.

Bevor Sie beginnen

Sie benötigen eine Rolle, die es Ihnen ermöglicht, Teilnehmer einzusehen und Datenexporte zu erstellen (die Berechtigung Datenexporte).
Legen Sie fest, welche Veranstaltung, welchen Zeitraum und welche Teilnehmerstatus die Datei abdecken soll.
Entscheiden Sie, ob der Empfänger die Kontaktdaten des Kunden und die Antworten auf die Fragen benötigt oder lediglich die Daten auf Ticketebene.

Filtern Sie zunächst die Liste

Öffnen Sie Vertrieb > Teilnehmer.
Verwenden Sie den Filter, um die Liste einzugrenzen. Sie können nach Veranstaltungen, Veranstaltungsvorlagen, Eintritten, Bestellungen, Tags, Verkaufsstellen und Bestellkanälen sowie nach dem Status der Teilnehmer mit Eingecheckt / Nicht eingecheckt, Zählt zur Kapazität / Zählt nicht zur Kapazität sowie Verzichtserklärung unterzeichnet / Verzichtserklärung nicht unterzeichnet.
Fügen Sie einen Datumsfilter hinzu und wählen Sie die Datumsgrundlage aus: Besuchsdatum, Gebucht, Erstellt oder Ticket-Scan, mit Voreinstellungen wie Heute, Diese Woche oder Benutzerdefiniert.

:::wichtig Filtern Sie die Daten vor dem Export. Der Export enthält genau die Teilnehmer, die den aktuellen Filtern entsprechen – ein ungefilterter Export umfasst Kundendaten aus allen Veranstaltungen, die Sie nicht an das Team vor Ort oder an externe Partner weitergeben sollten. :::

Datei exportieren

Wählen Sie das Download-Symbol in der Kopfzeile der Teilnehmerliste aus.
Wählen Sie Daten exportieren (Excel) oder Daten exportieren (CSV).
Der Export wird im Hintergrund vorbereitet. Sobald er fertig ist, wählen Sie Export herunterladen, um die Datei zu speichern.

Was die Datei enthält

Die Exportdatei enthält eine Zeile pro Teilnehmer. Zu den Spalten gehören:

Gruppe	Spalten
Service	Dienstnummer, Dienstname, Startzeit, Endzeit, Zeitzone, UTC-Zeiten, Dienst-Tags
Eintrittskarte	Preisbezeichnung, Preis (der gebuchte Stückpreis), Ticketnummern, Name des Teilnehmers, Check-in-Status, Auswirkungen auf die Kapazität
Bestellung	Bestellnummer
Kunde	Spalten, denen „Kunde:“ vorangestellt ist, wie z. B. Kundennummer, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Telefonnummer
Verzichtserklärung	Name des Unterzeichners und, bei Minderjährigen, Name des Minderjährigen

Wenn Ihr Konto beim Bezahlvorgang Fragen erfasst, werden die Antworten als zusätzliche Spalten angezeigt, denen je nach Ort der Frage die Vorangabe „Teilnehmer:“, „Buchung:“ oder „Kunde:“ vorangestellt ist. Bei Konten ohne die Fragenfunktion werden die Antworten zur Buchung stattdessen in einer Spalte „Zusätzliche Informationen“ angezeigt.

Erwartetes Ergebnis

Sie verfügen über eine CSV- oder Excel-Datei, die ausschließlich die gefilterten Teilnehmer enthält, mit Spalten für „Ticket“, „Check-in“, „Kunde“ und „Antwort“.

Fehlerbehebung

Problem	Was Sie überprüfen sollten
Es ist keine Exportoption sichtbar	Die Berechtigung „Datenexporte“ Ihrer Rolle.
Mit „Export herunterladen“ wird keine Datei gespeichert	Aktualisieren Sie die Seite, wählen Sie erneut Export herunterladen aus und notieren Sie sich die Uhrzeit sowie die URL der Seite für den Support, falls der Vorgang weiterhin fehlschlägt.
Der Export enthält zu viele Zeilen	Aktive Filter – Löschen Sie den Suchtext und wenden Sie die Ereignis- und Datumsfilter vor dem Export erneut an.
Die Spalten „Kunde“ sind bei einigen Zeilen leer	Kassenumsätze ohne zugeordneten Kunden sowie personalisierte Eintrittskarten, bei denen lediglich die Daten der Besucher erfasst wurden.
Es fehlen Spalten mit Fragen	Ob die Frage im Rahmen dieser Veranstaltung gestellt wurde und ob einer der ausgewählten Teilnehmer sie beantwortet hat.
Die Zahlen weichen von denen in einem Bericht ab	Datumsbasis (Besuchsdatum im Vergleich zu gebucht), Filter für Check-in und Kapazität sowie stornierte Bestellungen.